Ficha de un objeto de museo

Ese texto ha sido tomado de la version web de una Ficha Técnica desarrollada por el CIDOC Services Working Group, Registro paso por paso: cuando un objeto ingresa al museo. Es la primera de una serie de páginas sobre estándares de información en el museo, preparadas por el Comité Internacional para la Documentación del Consejo Internacional de Museos ( ICOM-CIDOC):

Registro paso por paso:cuando un objeto ingresa al museo

"Es una importante responsabilidad profesional asegurar que todos los objetos aceptados por el museo en forma temporal o permanente estén propia y totalmente documentados para suministrar la procedencia, identificación, condición y tratamiento.” (Código de Deontología Profesional del ICOM, 1990, p. 31, inciso 6.2)
Las fichas técnicas del CIDOC son elaboradaspara difundir al mundo museístico información sobre aspectos de la documentación de los museos en un formato simple. Esta ficha del CIDOC exhibe, en 8 pasos, cómo puede registrarse un objeto luego de su ingreso al museo. Este método paso a paso se aplica, dependiendo de las circunstancias del museo, tanto al sistema de registro manual como al computarizado.
Se proporcionan los requerimientomínimos del registro. Esto implica simplificación. Un museo podría querer añadir mayor información a los datos básicos, de acuerdo a sus estándares propios o nacionales. La ficha técnica termina con alguna bibliografía y lecturas adicionales. Los museos que enfrentan acumulaciones de piezas por registrar o que tengan colecciones no registradas, deberían los pasos 4 a 8.

paso 1

El objeto es traídoal museo. A la persona que lo trajo se le entrega un recibo que incluye los siguientes datos:
• Breve descripción del objeto
• Fecha de ingreso
• Nombre y firma del empleado del museo que lo recibió
• Nombre, dirección y firma de la persona que trajo el objeto
El museo guarda una copia del recibo y la utiliza para el paso 2. Usualmente el paso 1 puede omitirse si es unmiembro del personal el que trae el objeto.

paso 2

El objeto es anotado en un Registro, con páginas numeradas y columnas para los siguientes datos:
• número provisional (secuencial)
• fecha de ingreso
• nombre y dirección del propietario o persona que trajo el objeto (si no se trata de un empleado del museo)
• identificación (palabra clave para el objeto o breve descripción)• razón del ingreso
• ubicación temporal de almacenamiento
• nombre del empleado del museo que recibió o ingresó del objeto

paso 3

Son posibles tres opciones concernientes a la disposición del objeto:
• No será adquirido para la colección (A)
• Será aceptado como un préstamo (B)
• Se convertirá en propiedad del museo (C)
Nota: En cuanto incumbe a la propiedad, enla mayoría de los países tiene que elaborarse un documento legal .

A. El objeto no será aceptado por el museo

En el Registro antedicho, debe anotarse lo siguiente:
• fecha de devolución
• razón de la devolución
• nombre de la persona y dirección a la cual se está devolviendo el objeto
• nombre del registrador
El registro ha terminado aquí para un objeto que no seconvertirá en parte de la colección.

B. El objeto es aceptado como un préstamo

Los prestamos a corto plazo (por ejemplo, para una exhibición), son ingresados y luego dados de baja como en (A), al término de expiración del préstamo. Los préstamos a largo plazo recibirán un número único de préstamo, que será inscrito en el Registro. La registración sigue con el paso 4.

C. El objeto se convierteen propiedad del museo y se le asigna un número único de inventario

El objeto es marcado (o etiquetado) con este número, el cual es también asentado en el Registro. La registración sigue con el paso 4.

paso 4

Los datos del objeto ahora serán asentados en un formato de registro que estará bien estructurado en secciones. El formato contendrá como mínimo las siguientes secciones:
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