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USO DE FILTROS EN EXCEL



¿Qué SON LOS FILTROS?

Cuando en una tabla, lista u hoja de cálculo creada con Excel se cuenta con información variada y abundante sobre un tema, distribuida en las diferentes filas y columnas de la tabla de datos, el análisis de la información puede llegar a complicarse, al estar presentada de una sola vez toda la información disponible.

Excel disponede ciertas herramientas en el menú Datos, llamadas Filtros, las cuales facilitan grandemente el análisis de la información, mediante la aplicación de criterios específicos indicados por el usuario para presentar solamente la información que cumple con dichos criterios. La información filtrada mediante uno o más criterios se puede visualizar de inmediato por medio de una nueva tabla, de un nuevográfico o de ambas formas a la vez. En cualquier momento se puede volver a la tabla completa de datos de origen, sin más que desactivar el filtro aplicado.

A continuación se explica el uso de Filtros Avanzados y de Autofiltros, sobre una planilla Excel de datos de origen correspondiente a datos de alumnos ficticios de un curso de Castellano.

Abrir el archivo EjFiltros.xls que contiene la hojaExcel de datos de origen.


FILTROS AVANZADOS

1. Se ilustrará el uso de Filtros Avanzados mediante el siguiente caso: Se desea mostrar en una nueva tabla y nuevo gráfico, la información correspondiente a alumnos repitentes, sin distinción de sexo ni de comuna ni de otra clase. Para especificar este criterio de filtrado, ubicar el cursor en la celda J2 y escribir en ella SITUACIÓN (rótulo dela columna que contiene los datos de alumnos nuevos y repitentes). En la celda J3 escribir repitente (situación que interesa filtrar).



2. Hacer clic en cualquier celda de la columna de datos que se desea filtrar de la tabla de origen que no esté vacía (en este ejemplo, hacer clic en cualquier celda no vacía de la columna SITUACIÓN). Ir al menú Datos y seleccionar la opción Filtro y luegoFiltro Avanzado...





3. En la caja de diálogo que se abrirá, aceptar las sugerencias del programa en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y también en Rango de la lista (en este caso, $A$1:$I$16, que indica el área completa de los datos originales, usando referencias absolutas para las celdas inicial y final). Anotar en Rango de criterios las referencias absolutas (con signo $ delantede la letra de la fila y del número de la columna) de las celdas donde se explicitó el criterio de filtrado: en este caso será $J$2:$J$3 (notar que se usan dos puntos para separar ambas referencias en el rango, inicial y final).

4. Hacer clic en Aceptar y observar el resultado: se muestran solamente los datos de los alumnos repitentes, en una nueva tabla con su gráfico. Copie esta nueva tabla ysu gráfico en la Hoja2 del Libro Excel abierto y ponga a esta hoja el nombre REPITENTES. Regresar a la Hoja1. Para volver a la visualización completa de los datos originales, basta seleccionar la opción Mostrar todo del menú Datos, Filtro.

5. Experimente a ver qué sucede si al repetir los pasos anteriores para el mismo filtro, se marca la opción Copiar a otro lugar en la caja de diálogo deFiltro avanzado... En la consulta Copiar a, basta indicar la referencia absoluta a una celda de la parte vacía de la hoja de datos, como por ejemplo, $J$5. Después de observar y verificar el resultado, puede borrarlo de la hoja.




6. Vuelva a la lista completa original. A modo de práctica, aplique un filtro avanzado que permita mostrar únicamente los datos de alumnas, sin mover la lista a otrolugar. No olvide especificar el criterio del filtro en una parte despejada de la hoja de datos. Copie la nueva tabla y gráfico en la Hoja3 del libro Excel, y llámela ALUMNAS.





7. Vuelva a la lista completa original. Ahora filtre la información de todos los alumnos(as) que viven en la comuna de La Florida, sin mover la lista a otro lugar. Copie la nueva tabla y gráfico en...