la gerencia del tiempo

Los ladrones del tiempo
Para saber gestionar bien el tiempo, primero hemos de saber identificar quiénes son nuestros ladrones del tiempo.
Los más típicos son:
No planificar
No priorizar
Las interrupciones
No centrarse
No delegar
saber decir que NO
El teléfono
La Agenda

No sabía muy bien donde encajar este tema, así que he decidido atacarlo antes de empezar con la chicha de esteartículo.
Una agenda es esencial para cualquier persona que quiera organizar su tiempo. Los motivos son que permite:
Planificar
Organizar
Priorizar
Recordar
Además, la agenda es el mayor quita estrés que existe, ella sí se acuerda de todo y nosotros no tenemos que preocuparnos por nada, ella nos avisará en el momento adecuado. Al tener una agenda y usarla correctamente, esto desapareceautomáticamente, ya que no necesitamos recordar nada, la agenda lo hará por nosotros.
Priorizar según mis objetivos

Nuestro problema es que reaccionamos sistemáticamente a lo que ocurre y atendemos las cosas según nos van llegando. No hacemos lo que queremos, sino que nos dejamos llevar por hechos exteriores. Yo creo que este es el principal problema de una mala gestión del tiempo.
Al nopriorizar, atacamos las tareas según nos vienen, según nos apetece o según cualquier otro motivo. Pero las tareas hay que realizarlas según su importancia.
Ahora viene la pregunta difícil, ¿qué es lo importante?
Lo importante es todo aquello que me dé un alto rendimiento o que es esencial para mis objetivos o los de mi empresa.
Esta frase pone de relieve otro gran defecto de mucha gente que es que notiene claros sus objetivos o los de su trabajo, entonces, ¿cómo puede priorizar una cosa sobre otra?.
No solo hemos de hacer las tareas que me permitan alcanzar mis objetivos, sino también aquellas que me den un alto rendimiento.
Matriz de prioridades


Una vez identificada la importancia y urgencia de las tareas, las priorizaremos en:
Importantes. Han de hacerse las primeras. Suelen sertareas urgentes e importantes. He de hacerlas hoy.
Normal. Las debería de hacer hoy.
Baja. Las podría hacer hoy si tengo tiempo.
Luego ordenaremos las tareas, asignando un número a cada tarea. Este número me indicará el momento en que haré cada tarea.
Antes de pasar a la planificación, he de comentaros que a veces las tareas no las acometeré según su prioridad. A veces las acometo según:Situación: Si no puedo hacer una actividad prioritaria porque no tengo todo lo necesario no he de preocuparme por ella hasta que me vaya al lugar donde tengo todo. (Ej: hasta llegar a casa)
Tiempo disponible. Si tengo 5 minutos antes de una reunión, no empezaré una tarea que me llevará 2 horas, aprovecharé para hacer una tarea que me lleve menos de 5 minutos.
Energía disponible. Puede ocurrir queesté muy cansado o desanimado, entonces puede ser recomendable no hacer las tareas importantes y hacer alguna tarea sencilla.
La planificación

Es muy importante planificar toda nuestra semana, e incluso hacer planificaciones mensuales o trimestrales. Si no planificamos, el día a día se nos echa encima y no tenemos tiempo para otra cosa.
En la planificación semanal o mensual, lo primero quehe de hacer es fijar un tiempo para mis tareas importantes, y el resto de las tareas ya las colocaré en los huecos que voy dejando. Si no hago esto, lo que ocurrirá es que nunca encontraré tiempo para ellas. Notad que tareas importantes son también pasar tiempo con la familia, tiempo para nosotros o nuestros hobies o formarnos.
Los objetivos

La planificación, la haré según los objetivos que yome marque. Estos objetivos han de ser ambiciosos, realistas y alcanzables. Además han de ser mesurables y tener un tiempo fijado. He de poderlos medir para poder ver cómo lo estoy haciendo y han de tener un tiempo para hacerlos realidad y que no se quede en un sueño.
He de sacar tiempo para pensar y fijar mis objetivos. Estos pueden parecer una pérdida de tiempo a corto plazo, pero a la larga...