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Páginas: 6 (1338 palabras) Publicado: 2 de abril de 2014
CARACTERÍSTICAS DEL OFICIO
Definición:

Es el documento que utiliza un órgano actuante, a través del cual da conocimiento de sus resoluciones a otro órgano, o solicita alguna petición para cumplir diligencias de procedimiento. También se utiliza en las relaciones entre instituciones y personas naturales y de igual manera en las relaciones entre las instituciones y sus empleados.

1.Membrete: en el ángulo superior izquierdo del papel oficial, aparecen impresos el sello oficial y el nombre de la institución.

2. Cuadro clasificador: este elemento contiene los datos de la oficina emisora y es necesario anotarlos correctamente, para facilitar la contestación del documento y para que los archivistas clasifiquen los documentos de acuerdo con el sistema que se haya adoptado en cadadependencia.

Los datos que comprenden el Cuadro clasificador y que vienen impresos en el papel oficial ordinario son:

Dependencia: se refiere a la anotación del nombre de la oficina superior que gira el oficio: Secretaría Particular, Subsecretaría y Oficialía Mayor.

Sección: anotación del nombre del área que en orden jerárquico dependa de una superior (Dirección General o Dirección).

Mesa:corresponde a la anotación del nombre de la oficina que depende de las citadas anteriormente (departamento, oficina o sección).

Número de oficio: existe un número codificador para cada una de las Dependencias o Instituciones.

Expediente: las Dependencias emisoras, anotarán el número de expediente, según manejen los asuntos que se generan en sus áreas.

3. Asunto: consiste en extractar laidea principal, lo que dio origen al escrito, con la finalidad de dar a conocer el tema a tratar, desde el inicio del documento. La síntesis se debe elaborar con claridad, precisión y concisión; evitar: “El que se indica”. “Relativo al asunto que se cita”, “El que a continuación se detalla”; expresiones que nada nos dicen. Cuando la redacción del asunto sea extensa, se pueden utilizar dos y hastatres líneas.

4. Fecha: a cuatro interlíneas y sobre el margen izquierdo se escribirá la fecha, integrada por ciudad, entidad federativa, mes, día, año en que se expide el documento. Colocar primero el mes y después el día nos ahorra tiempo, puesto que se suprimen las preposiciones (a y de) y no le resta claridad. El nombre del mes deberá escribirse con minúscula.

5. Destinatario: esteelemento lo integran los siguientes datos que se escriben a cuatro interlineas de la fecha:

a) Nombre completo del destinatario: por una antigua disposición a los nombres de empleados o funcionarios que prestan sus servicios en oficinas gubernamentales, se les antepone la letra C. o CC. , si es plural. Su significado es ciudadano, ciudadanos.

b) El cargo que desempeña el destinatario: correspondeal nombre del puesto o cargo que tiene. Por lo que respecta a estos dos incisos, debe evitarse el uso de abreviaturas, aún cuando sea muy extenso el nombre o la denominación del cargo, es conveniente utilizar dos o más renglones.

c) Dirección oficial del destinatario. Comprende calle, número, colonia, código postal y entidad federativa, si el envío es despachado por correo (externo). Esnecesario anotar siempre el código postal del domicilio de la Dependencia. Cuando el documento se entrega personalmente o con un mensajero, será suficiente anotar la palabra “Presente”, sin espaciar y con minúscula únicamente la primera letra (interno).

Si por protocolo de la institución se escribe el nombre del destinatario con mayúscula sostenida, al responder la comunicación, se respeta el nombrede la misma forma, como aparece en el documento recibido. Cuando se utiliza sobre con ventanilla, tanto el nombre de la ciudad como del país se escriben en mayúscula sostenida.

6. Texto: explicación del motivo que origina el escrito, su contenido debe ser sobrio, es decir, sin palabras ni giros de carácter familiar ni frases de cortesía. La redacción deberá ser breve y concisa. Los espacios...
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