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Aprende a hacer un mailing con Word




Vamos a ver un ejemplo de la verdadera capacidad de un buen procesador de textos, como es Microsoft Word. Escribiremos una carta con varios destinatarios sin tener que repetir el mismo texto una y otra vez.


Me voy a casar y tengo que escribir unas veinte cartas para enviar la invitación por correo. Indudablemente, me gustaría escribir una paracada uno, pero entre el trabajo y los preparativos no me quedan ni tiempo ni ideas, de modo que utilizaré el ordenador, a ver qué saco de él...

Ya que el texto de la carta va a ser exactamente el mismo para todos y lo único que va a cambiar será el nombre y dirección de los destinatarios, utilizaré la opción Combinar correspondencia de Microsoft Word.

Para ello, una vez que hemos abierto elprograma Microsoft Word, desplegamos el menú Herramientas Combinar correspondencia... De be aparecer un cuadro de diálogo.

Como podéis ver, este proceso consta de tres pasos: documento principal, origen de datos y combinar los datos con el documento.

Combinar correspondencia consta de tres pasos
Bien, lo primero que debemos hacer es crear el documento principal (si os fijáis, en la parte dearriba del cuadro de diálogo nos indica qué es lo que debemos hacer), de modo que pulsamos el botón Crear. Como veis, tenemos cuatro opciones, que son: Cartas modelo,Etiquetas postales, Sobres y Catálogo. Supongo que ya lo habéis adivinado: ya que vamos a escribir una carta, elegimos la opción Cartas modelo.

A continuación nos mostrará un mensaje con dos botones, indicando que podemos basar eldocumento cartas maestro en la ventana activa o en un nuevo documento
Microsoft Word nos va guiando durante el proceso
Dado que no hemos escrito nada todavía en el documento nuevo, pulsaremos el botón Ventana activa. Si pulsamos el botón Nuevo documento principal nos abrirá un nuevo documento en blanco, de modo que el resultado sería el mismo.

Ahora que le hemos dicho cuál es el documentoprincipal tenemos dos opciones (fijaos que al lado del botón Crear ha aparecido otro que se llama Modificar y que el botón Obtener datos ahora está habilitado): podríamos empezar ya a escribir la carta pulsando el botón Modificar o bien podríamos comenzar a ocuparnos del origen de datos pulsando el botón Obtener datos. Ya os habréis imaginado qué vamos a hacer a continuación: no tendría mucho sentidoempezar a escribir la carta sin tener los datos de los destinatarios, de modo que pulsamos el botón Obtener datos.

Os ha desplegado un menú con cuatro opciones: Crear origen de datos, Abrir origen de datos, Libreta de direcciones y Opciones de registro inicial. El primero sirve para hacer un origen de datos nuevo, el segundo para utilizar uno que ya exista, el tercero para utilizar la libretade direcciones del correo electrónico y el cuarto se usa cuando queremos combinar varios orígenes de datos distintos. En efecto, debéis pulsar en la opción crear origen de datos, tras lo cual aparece un nuevo cuadro de diálogo.

Primero debemos crear la estructura del origen de datos. Es un proceso muy sencillo: el origen de datos no es más que una tabla en la que organizamos la información porcolumnas y filas.

El origen de datos se organiza en filas y columnas
Cada columna tendrá un dato homogéneo, esto es, una columna para el nombre, otra para la dirección, otra para el código postal, etc., mientras que cada fila contendrá todos los datos de una sola persona. Fijaos en esta tabla para verlo de un modo más gráfico:

Como podéis ver, tenemos la información organizada por columnasy filas. Microsoft Word llama campo a cada columna y registro a cada fila. A la primera fila (que es la que contiene los nombres de las columnas o campos) la llama registro inicial
Una vez que tenemos claros estos pequeños conceptos vamos a empezar a crear el origen de datos. Necesitaremos una tabla como la que os he puesto de ejemplo, es decir, con las mismas columnas. En la lista Campos en...