Manual de organizacion

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

* Definición:
El Manual de Organización es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre su marco jurídico-administrativo, atribuciones, historia, organización, objetivo y funciones de la dependencia o entidad, constituyéndose además en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relacionesorgánicas que se dan entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento.

* Objetivos:
Es un documento cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro de la organización.

Los objetivos de un Manual de Organización son:
* Presentar una visión deconjunto de la organización.
* Precisar las funciones encomendadas a cada una unidad orgánica para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
* Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personar y propiciar la uniformidad en el trabajo.
* Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo.* ¿Cómo se elabora?
Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia.
Para tal efecto se recomienda la siguiente metodología que comprende una serie de actividadesinterrelacionadas entre sí y conformándose en tres fases:
1. Recabación de información.
2. Análisis de la información.
3. Integración del manual.

1. Recabación de información
Para la realización de esta fase, es necesario el contar con técnicas de investigación que permitan recopilar un conjunto de información para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgánica y funcional existente, tanto enlo formal como en lo real, de la institución de referencia. Estas técnicas para el efecto mencionado son: la investigación documental y la investigación de campo.
1.1. Investigación documental:
El empleo de esta técnica permite captar la situación formal de la institución, esta se obtiene a través del análisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:

* Marco jurídico
Es importanteclasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurídico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativasde la institución.
* Objetivo institucional
A partir del análisis efectuado a los documentos legales, se contará con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institución.
* Antecedentes
Obtener la información necesaria para efectuar la descripción de la génesis de la institución indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, eincluyendo la relación de hechos sobresalientes de su desarrollo histórico. Es conveniente incluir los datos de las disposiciones jurídicas que hayan modificado cualquier aspecto de su organización en el proceso evolutivo de la institución.

1.2. Investigación de campo:
Es conveniente recurrir a las técnicas de obtención de información en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleadapor los encargados de obtener la información, a través del diálogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guión o cuestionario al respecto, en la cual se obtenga la siguiente información:

* Descripción de Objetivos Específicos por Unidad Administrativa
En esta etapa de la investigación, se recabará la información relativa a los objetivos...