Manuales de usuario procedimientos e instructivos

manuales de usuario, procedimientos e instructivos

Definición de Manual de usuario

(user guide). El manual de usuario es un documento técnico de un determinado sistema que intenta dar asistencia que sus usuarios.

Los manuales de usuario generalmente son incluidos a dispositivos electrónicos, hardware de computadora y aplicaciones. El manual de usuario puede venir tanto en forma de librocomo en forma de documento digital, e incluso poder ser consultado por internet.

En general, un manual de usuario debería poder ser entendido por cualquier usuario principiante, como así también serle útil a usuarios avanzados.

Un manual de usuario completo suele tener:
* Un prefacio, con información sobre cómo usar el propio manual.
* Un índice.
* Una guía rápida rápida sobre cómo usarlas funciones principales del sistema.
* Una sección para la resolución de problemas.
* Una FAQ. (Preguntas más frecuentes. Sección que ofrece una recompilación de las preguntas y respuestas más solicitadas por los visitantes o usuarios de un sitio web. Aclaran dudas de forma rápida, sin leer grandes textos y además evitan que se recurra continuamente al servicio técnico o al webmaster.)
*Información de contacto.
* Un glosario.

Manuales Administrativos
Concepto:
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se considerennecesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Objetivos De Los Manuales Administrativos

• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la correcta realización de las laboresencomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
• Agilizar el estudio de la organización.
• Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
• Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificacionesnecesarias en la organización.
• Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.
• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.
• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
• Funcionar comomedio de relación y coordinación con otras organizaciones.
• Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.

Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales

Ventajas:

• Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de laempresa.
• Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.
• Logran y mantienen un sólido plan de organización.
• Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
• Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de laorganización.

Limitaciones:

• Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.
• Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
• Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.
• Muchas...