Orfeo en la gestion

SISTEMA ORFEO

GUÍA DE RADICACIÓN DE ENTRADA (-2) EN EL

SISTEMA ORFEO

|Versión |Fecha |Autor |Descripción |
| |2011 | |Creación documento que describe y explica de |
| || |manera procedimental el uso de la herramienta |
| | | |Orfeo para radicados de Entrada. |
| |2011 | |Anexar al manual el ingreso de un nuevoremitente|
| | | |en el Sistema Orfeo y Actualización de la Tabla |
| | | |de Contenido. |

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1. RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO

2. INGRESO AL SISTEMA ORFEO2.1. INGRESO A LA PÁGINA DE ORFEO

2.2. VALIDACIÓN EN EL SISTEMA ORFEO

2.3. ACCESO INVÁLIDO

2.4. SESIÓN INACTIVA

3. GENERACIÓN DEL NÚMERO DE RADICADO

3.1. INGRESO AL PERMISO DE RADICACIÓN DE ENTRADA

3.2. VERIFICACIÓN DE RADICACIÓN PREVIA

3.3. TIPOS DE RADICACIÓN DE ENTRADA EN ORFEO

3.3.1. RADICACIÓN COMO NUEVO3.3.2. RADICACIÓN COMO ANEXO

3.3.3. RADICACIÓN COMO ASOCIADO

3.4. INGRESO DE DATOS DEL REMITENTE EN EL MÓDULO DE RADICACIÓN

3.5. VERIFICACIÓN DE DATOS DEL REMITENTE EN EL SISTEMA

3.5.1. AGREGAR REMITENTE Y/O MODIFICAR REMITENTE

3.6. REGISTRO DE ASUNTO, MEDIO DE ENVÍO Y ANEXOS DEL DOCUMENTO

4. VERIFICACIÓN DE DATOS DEL RADICADO GENERADO

4.1.ESTRUCTURA DEL NÚMERO DE RADICADO

4.2. MODIFICAR DATOS

4.3. VER HOJA RESUMEN

4.4. VER STICKER

INTRODUCCIÓN

Este instructivo está orientado a los usuarios responsables de la recepción de documentos a través del Sistema de Gestión Documental Orfeo con previa autorización de ingreso y permisos en el sistema Orfeo. El documento contiene ilustraciones que permitenllevar la consecución del procedimiento, desde la generación del número de radicado hasta la aparición del documento en la carpeta de entrada del destinatario (usuario Jefe).

El uso del escáner y digitalizador OrfeoScan serán temas tratados en otro instructivo.

Radicación y Registro de Comunicaciones Oficiales Recibidas

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan de formamanual o por el sistema de correspondencia datos tales como: nombre de la persona o entidad remitente, dependencia competente, funcionario responsable, entre otros; asignando un número consecutivo (número de radicación), a las comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezcala Ley[1].

RESPONSABLE: USUARIO RADICADOR (CORRESPONDENCIA)

RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO

DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

En este punto, realice la recepción del documento y analice hacia qué dependencia se dirige el documento. Luego,ingrese al sistema Orfeo.

INGRESO AL SISTEMA ORFEO

Una vez asignado el usuario en el aplicativo Orfeo realice los siguientes pasos:

5 INGRESO A LA PÁGINA DE ORFEO

Abra el navegador Mozilla Firefox y digite la siguiente dirección: http://orfeo.ideam.gov.co/orfeo/

[pic]

Si la dirección web es correcta aparecerá la siguiente pantalla denominada módulo de validación:

[pic]

6...