Organizaciones Administrativas

Organización Administrativa 
Y su importancia en los proyectos |
IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS1. INTRODUCCIÓNLos aspectos de la organización que se encargará de la ejecución del proyecto y de la puesta en marcha y del futuro manejo de la empresa se abordan en la fase de formulación del proyecto con el fin de resolver o plantear algunas cuestiones importantes para eléxito de las fases posteriores. Los problemas más generales o de detalle que se presentan en las fases de inversión y operación son de naturaleza diferente y requieren enfoques diferentes, muchas veces confiados a personal especializado.En términos generales puede establecerse que todo proyecto, durante su ciclo de desarrollo presenta tres (3) estructuras diferentes de administración yorganización, correspondientes respectivamente a las fases de preinversión, inversión y operacional, tal como se ilustra en la figura.En el estudio de la viabilidad del proyecto deben quedar claramente descritos los sistemas de organización que deben darse durante las fases de inversión y operacional, con el máximo grado de detalle en cuanto a tipo de empresas procedimientos administrativos, organigramas,descripción de cargos, costos del personal y demás costos asociados con la forma de organización que se adopte.2. IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN DE PROYECTOSEs importante resaltar, casi como principios, los siguientes cuatro (4) puntos los cuales proporcionan una buena idea de la importancia que tiene el estudio de la organización del proyecto:•  Para lograr los objetivos que se propone elproyecto es fundamental orientar los esfuerzos y administrar los recursos disponibles de la manera mas adecuada a dichos objetivos•  La totalidad de actividades que implica la ejecución del proyecto y su posterior operación debe ser programada, coordinada y controlada por alguna instancia que el proyecto debe prever, lo cual no es mas que el tipo de organización administrativa que posee elproyecto en cada una de sus fases.•  Indiscutiblemente, la estructura organizacional final la darán quienes en la última instancia sean los responsables del proyecto. Por esto, la estructura organizativa que se conciba durante el estudio del proyecto se debe caracterizar por su alto grado de flexibilidad.•  El estudio de la organización no se debe tomar como una unidad aislada de los otros aspectos delproyecto. A los cuatro puntos anteriores vale la pena agregar que si el estudio de la organización no es lo suficientemente detallado y analítico, no se podrá efectuar un calculo correcto de las inversiones y de los costos de la operación causados por la estructura organizacional del proyecto, durante su periodo de ejecución como su fase operacional.•  Tamaño físico de las oficinas y magnitudesdel equipamiento que requieren, con esto se definen inversiones en construcción, en equipos de oficina y en muebles y en enseres.•  Nivel de cargos ejecutivos, define escala de salarios y, por ende, cierta parte de los gastos de administración en la fase de inversión del proyecto, y de los costos de operación del proyecto y en su fase operacional.•  Métodos administrativos, su definición permite unaadecuada cuantificación de los gastos indirectos.3. FACTORES ORGANIZACIONALESLos factores organizacionales, que se deben analizar durante la formulación del proyecto son: * Participación de unidades externas al proyecto•  Relaciones operativas con proveedores y clientes en general•  Participación de entidades externas: Auditoria externa, contratistas de obras, agencias de publicidad, agenciasfinancieras, empresas de distribución, empresas consultoras y otras que faciliten una estructura operativa fija mejor. * Tamaño de la estructura organizativa. * Tecnología administrativa. * Complejidad de las tareas administrativas.4. SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSUn proyecto de inversión puede requerir la aplicación de diversos procedimientos administrativos: Procedimientos...