sistema de archivos

ARCHIVAR.
Es colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificado todo documento, correspondencia y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado asunto, etc. De esta forma estarán protegidos contra deterioro destrucción o pérdida y que a la vez facilite su localización y manejo.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Los archivosrecopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.
Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,pintura, dibujos, mapas, etc.
EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVOS
Archivos verticales.
Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona laubicación de las carpetas.
Archivos horizontales o estanterías con anaqueles fijos.
Son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provistos de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los bordes angostos.
Fichero.
Es un mueble queconsta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.

Equipos electrónicos:
Computadora.
Es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un teclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se efectúan las operaciones yprocesos.
Discos duros.
Es un disco magnético que se encuentran en el CPU de la computadora, en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora.
Dispositivos de almacenamiento de información.
Son los medios en los cuales se guarda información que ha sido procesada en la computadora. Pueden ser electrónicos como las memorias y ópticos como los discos compactosCD.
Carpetas.
Son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un individuo, empresa o institución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente.
Carpetas de acordeón o carpeta de fuelle.
Son aquellas que tienenvarias divisiones en forma de pliegues, de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle. Ésta por lo general viene clasificada numéricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar fácilmente la documentación, se le considera como un archivo auxiliar.
Tarjetas.
Son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de uso, sin embargo, elprincipal es la organización de ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se encuentra la información necesaria.
Índices.
Son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada equipo de archivo.

Marbetes.
Son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo que ha quedado archivado odebe archivarse.
Bandeja de escritorios.
Es un equipo que se coloca sobre el escritorio, para colocar en ella la correspondencia recibida.
Ganchos.
Son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a sujetar.
Guías y subguías.
Son láminas de material resistentes cartón fibra pesada...