solucionde guia #3




Solucio de guía numero 3
Concienciación:

1.1 Antes de iniciar el estudio de la presente guía es importante que usted utilizando los conocimientos actuales, elabore un mapa mental donde represente experiencias que haya tenido con títulos valor y con documentos comerciales. Cuales conoce y en qué momento los utilizo.




1.2 Reúnase con su GAES y socialicen el trabajorealizado, comparen la información obtenida y construyan de manera colaborativa un nuevo mapa mental que contenga la información del grupo, prepárenlo para presentarlo ante el gran grupo. (Para preparar el nuevo mapa cuenta con 30 minutos y 10 minutos para socializarlo con el resto del grupo)













































2.1 Elaborar deforma colaborativa un informe sobre El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas , que contenga:
a) Los archivos administrativos, definición, clases y características.
b) Selección de los documentos de archivo
c) Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas financieras y contables de las empresas.
d)Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet, las redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información disponible.


2.1 A.) El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas.

Definición:
Archivos de documentos: El termino archivo se usa comúnmente para designar a un conjuntoordenado de documentos. Donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
Archivo: Es una palabra que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o judicial en el ejercicio de sus actividades.
El lugar donde se custodia dicho fondo. La institución oservicio responsa de la custodia archivística del fondo.

Archivo administrativo:
Archivo vigente, activo que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de complemento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo se le llama también archivo vivo.
Funciones:
-Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante su periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas.
- Asegurar la transferencia periódica de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
- Facilitar y agilizar la ubicación de los documentos.
Organización:
Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de losfondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos.

Una buena organización regular la producción, circulación, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento,utilización y disposición de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Importancia:
Su importancia radica, en que estos archivos son los responsables de depositar y almacenar los documentos activos que están en trámite, y controlar la masa documental generada por los organismos, por ello es primordial establecerle a los documentos un destino, es decir,ordenarlo y clasificarlos bajos los principios archivísticos, con el objeto de que estos documentos al pasar a ser inactivos puedan ser transferidos con un orden ya establecidos al archivo intermedio.

Clasificación de los archivos:
Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

Permanentes o maestros: Estos contiene información que varía poco en algunos casos es preciso actualizarlos...