Vinculación De Access Con Excel

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Jose Ignacio González Gómez.
Departamento de Economía Financiera y
Contabilidad
Universidad de La Laguna
www.ecofin.ull.es/users/jggomez.
Tema:
Vincular datos de Access a Excel.
Creación de una TD Excel basada
en datos de una BD Access
Revisado: 2006
1 Creación y Modificación del fichero de conexión ODBC.
1.1 Creación de conexiones y gardarlas.
1.2 Recuperación y/omodificación de conexiones ODBC.
2 Vincular datos de Access en una Hoja Cálculo Excel.
2.1 Importar y vincular datos entre la BD Access y Excel.
2.2 Actualizar datos vinculados y modificar la consulta a la base de datos y a los
datos vinculados.
2.3 Propiedades del Rango de Datos Vinculados en Excel.
3 Diseñar una Tabla Dinámica en Excel basada en datos importados y vinculados
con una base dedatos Access.
3.1 Crear la Tabla Dinámica en Excel vinculada a una base de datos Access.
3.2 Configurar los campos de la Tabla Dinámica en Excel
3.3 Configurar Opciones de la Tabla Dinámica.
3.4 Campo Fecha como campo de pagina en una TD.
4 Cambios en la base de datos de origen. Ubicación o nombre.
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1 Creación y Modificación del fichero de conexión
ODBC.
1.1 Creación deconexiones y guardarlas.
Ilustración 1
El planteamiento del problema es
el siguiente, en el directorio 0
Pruebas DB contamos con una
base de datos denominada BD
Precios y para la cual queremos
definir una conexión de acceso a la
misma tipo ODBC.
Ilustración 2
Para ello procederemos en primer lugar
por ejecutar la aplicación Orígenes de
datos (ODBC) contenida dentro de las
opciones deWindows XP – Herramientas
Administrativas.
Esta aplicación nos permite la gestión y
control de todas las conexiones del tipo
ODBC, es decir todos los orígenes de
datos con nombres de origen de datos
(DSN) de usuario. De esta forma
accedemos al siguiente cuadro de dialogo.
Ilustración 3
Nuestra intención es crear un fichero de origen de datos a nuestra base de datos de
carácter general, esdecir que puedan acceder todos aquellos usuarios que tengan acceso
al mismo y deseamos guardar el mismo en el directorio donde tenemos localizados
nuestra base de datos (0 Pruebas BD), para ello vamos a la opción agregar.
A partir de este momento comenzamos a configurar la conexión seleccionando en
primer lugar el controlador para comunicarnos con la misma, en nuestro caso Microsoft
AccessDriver, tal y como vemos en la Ilustración 4.
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Ilustración 4
Pulsando en siguiente nos aparece un nuevo cuadro de dialogo para escribir el nombre
del conector y el sitio donde queremos almacenarlo por defecto es en Data Source, que
si queremos cambiarlo tendremos que seleccionar examinar para elegir el nombre y
lugar alternativo donde queremos guardar el fichero de conexión.Ilustración 5
Ilustración 6
De esta forma nos aparece una nueva ilustración similar a la Ilustración 5 pero adaptada
a nuestros requerimientos.
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Ilustración 7
Pulsando sobre el botón siguiente nos aparece una pantalla de confirmación de la
creación de la conexión deseada (ver Ilustración 8)
Ilustración 8
De esta forma ya hemos creado la conexión ahora al pulsar finalizarcomenzamos la
configuración de la misma, es decir definiendo a que base de datos queremos conectar.
Ilustración 9
Para ello en la Ilustración 9 pulsamos sobre el botón Seleccionar y escogemos nuestra
base de datos.
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Ilustración 10
Y finalmente aceptamos con lo cual tendremos creada y configurada nuestra conexión,
como una archivo DNS de Archivo (Ilustración 11)
Ilustración 11
Estearchivo según la definición creada estará ubicado en el directorio establecido
anteriormente.
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Ilustración 12
Abrimos la BD a la que queremos crear la conexión y elegimos el elemento (tabla o
consulta a la que queremos conectarnos. Debemos tener en cuenta que posteriormente
podremos modificar la conexión así como a los elementos a los que nos queremos
conectar, por tanto no...