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MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN DE MIRAFLORES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS
ARCHIVO CENTRAL

2011

PRESENTACION

El Manual de Procedimientos es un instrumento de Gestión Archivística que ha sido elaborado
teniendo en consideración la normatividad vigente aprobada por el Archivo General de la
Nación; y, la realidad de nuestra institución, su elaboración servirá de apoyo y orientación a losfuncionarios en sus gestiones administrativas y legales; enmarcar de manera sistemática las
etapas y acciones a realizar en cada procedimiento.
Gestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las
Instituciones debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional
necesario y estratégico para la toma de decisiones. El archivo como Gestor dedocumentos
tiene una función de gran relevancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva
de la información.
El archivo se relaciona directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas
cotidianas de la organización, debido a que albergan fuentes primarias de información; su
adecuado funcionamiento avala la administración de la documentación estratégica, lo que
implicaque estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva
administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial.
Es de cumplimiento obligatorio de todos los servidores que intervienen en cada proceso y se
actualizará cuando sea necesario y de acuerdo a las normas vigentes.
En el presente Manual, se detalla de manera sistemática las etapas y acciones a realizar en
cadanivel de archivo de la Municipalidad, asimismo se han diseñado formatos que facilitan su
Aplicación. Comprende los siguientes procedimientos: Transferencia de documentos,
Organización Documental. Eliminación Documental, Servicio de Información.
Su cumplimiento será de beneficio para la Municipalidad, porque permitirá mantener
centralizada y organizada toda la documentación generada.
Siempredebemos tener presente que los documentos son fuente primaria insustituible
para el conocimiento del pasado histórico de nuestro Distrito y del País; y, que
constituyen un acervo cultural inapreciable que tenemos la obligación de conservarlo y
custodiarlo.

INDICE

1. OBJETIVO

2. ALCANCE
3. BASE LEGAL

4. VIGENCIA

5. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

6. NORMAS GENERALES DEL SISTTEMA DE ARCHIVOS

6.1.Administración de Archivos
6.2. Organización de Documentos
6.3 Selección Documental
6.4. Conservación de Documentos
6.5 Servicios Archivísticos

7. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES

7.1 Transferencia de documentos
7.2 Eliminación de documentos
7.3 Foliación de documentos
7.4 Rectificación

7. ANEXOS
7.1. Proyecto de Resolución de Alcaldía aprobando el Manual.
7.2. Tabla General de Retención de Documentos*7.3. Formato de Inventario de Transferencia de documentos
7.4 Inventario de registro de transferencia
7.4. Proyecto de Resolución del Comité Evaluador de Documentos
7.5. Acta del Comité Evaluador de Documentos.
7.6. Inventario de Registro de Eliminación de Documentos
7.7. Constancia de Rectificación de Documentos
7.8. Cuadro de clasificación y codificación de Secciones, Sub Secciones y Seriesdocumentales
del Archivo Central
7.9. Glosario
7.10. FLUJOGRAMAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS

1. O B J E T I V O

Impartir instrucciones sobre los procedimientos que se aplicarán en los procesos archivísticos
con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de Archivo en los procesos de
Transferencia, Organización, Eliminación y Servicio, dando un principio de unidad,racionalidad
y eficiencia en los diferentes niveles de Archivo de la Municipalidad.

2. A L C A N C E

El presente Manual de Procedimientos Archivísticos está dirigido al personal de las Oficinas de
Archivo Central y/o de Gestión y Unidades Orgánicas de la Municipalidad que intervengan en
los procesos archivísticos.

3. B A S E L E G A L
3.1. Constitución Política del Perú
3.2. Ley Nº 27972 Ley Orgánica...