433749 Jessica Elizabeth Castañeda Velasquez

RECUERDA LA NORMA NTC 4436 SOBRE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Wednesday, March 23, 2011

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación. Es recomendable la utilizaciónde papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5
“Las entidades son responsables por la adecuada conservación de sudocumentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.
Esrecomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 que garanticen su permanencia y durabilidad. Lastintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada oguardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación,copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción yrecuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a lasinstituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asuntocorrespondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en...