Abogado

Tema 6 El Protocolo

6.1. Evolución.El protocolo notarial actual, supone una larga evolución hasta llegar a lo que es éste documento. Según el tratadista Nuñez Lagos y con él remontándonos a la evolución del principio de la rogación o requerimiento que hemos visto anteriormente, cuando al recibir el encargo el Notario, ponía nota en el dorso del pergamino, redactando el contrato en el anverso ypor último entregando el documento, sin que nada guardará para sí, posteriormente el Contrato fue escrito por el Notario en un pergamino de su propiedad que retenía en su poder, que hoy día constituiría la minuta (en la mayoría de las legislaciones ha ido desapareciendo la minuta, en cambio nuestra actual Ley del Notariado aun exige su uso). En España, la pragmática de Alcalá de 1503 de Isabel laCatólica dispuso que los documentos se inscribieran in extenso con las expresiones y requisitos que detalla. Cada Notario debía tener un libro de protocolos encuadernado, debiendo ser diligente en guardar los libros de registros y protocolos. 6.2. Concepto notarial de protocolo Protokolum”, voz del griego tardío que denomina la primera hoja que envolvía un rollo de papiro. Con mayor o menorfundamentación se puede afirmar que el vocablo señalaba, más bien, el material sobre el cual podría escribirse. En el latín medieval “protocolum”, significaba acta original o primer ejemplar de un documento. En cuanto al concepto, Escriche dice “esta palabra viene de la voz griega “protos” que significa primero en su línea, y de la latina “collium” o “collatio” que significa comparación o cotejo. Entrenosotros “protocolo” significa “el libro encuardenado de pliego de papel entero, en que el Escribano pone y guarda por su orden las escrituras o instrumentos que pasan ante él, para sacar y dar en cualquier tiempo las copias que necesiten los interesados y confrontar y comprobar las que ya se hubieren dado en caso de dudarse de la verdad de su contenido”. El protocolo se llama también “Registronotarial” o Registro de instrumentos”. El tratadista Pelosi, a propósito, advierte que los protocolos notariales no son libros, porque no son volúmenes cerrados y citándolo a Villalba Welsh, pide que tampoco se confunda el protocolo con el registro notarial, que implica una habilitación legal para ejercer funciones fedatarias. Protocolo es, entonces, una colección anual de matrices encuadernadas enun libro de documentos principales, en nuestro medio, escrituras públicas y escrituras de poderes, y a la vez conjunto de documentos originales con los que el cotejo ha de practicarse para probar la autenticidad de los documentos que expida el Notario. En sentido estricto se emplea como sinónimo de colección de instrumentos públicos u originales de estos, es decir, cuerpo matriz o lugar donde seconservan las relaciones jurídicas privadas constituidas por particulares bajo la fe del Notario. La necesidad de conservar los actos autorizados por los oficiales públicos en forma permanente y con absoluta seguridad, la reproducción con testimonios de dichos actos y el posible fin de publicidad que emerge de dichas recopilaciones documentales, señalan por sí solos la evidente e inexcusablenecesidad de la existencia de los protocolos.

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El protocolo se forma no sólo con la extensión de escrituras, sino también de otros documentos protocolares de rango inferior que pueden denominarse accesorios o complementarios. Protocolizar o protocolar no significa la mera trascripción o inserción, es necesario que el documento entre a formar parte del protocolo, por su introducción en el mismofísicamente. Entendemos al protocolo como al conjunto anual de folios habilitados, de documentos notariales o no, autorizados o intervenidos por el oficial público, que según normas legales deben ser coleccionados para conservarlos, resguardando los derechos que registran y facilitando su reproducción. El concepto de protocolo se construye en torno a la idea de colección o conjunto ordenado de...