Access

UNIVERSIDAD NACIONAL DE JUJUY – FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS SOCIALES Carreras: Antropología; Ciencias de la Educación; Comunicación Social; Educación para la Salud; Filosofía Cátedra: INFORMÁTICA Ciclo: 2012

MANUAL DE AYUDA ACCESS
Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizadasistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas:  Campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.  Registro está formado por el conjunto de información en particular.  Dato es la intersección entre un campo y un registro.

1. OBJETOS DE ACCESS
1.1. TABLAS Las tablas son elcomponente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc. 1.2. CONSULTAS Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información devarias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casiimprescindibles en nuestro trabajo diario. 1.3. FORMULARIOS Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access. 1.4. INFORMES Los informes permitenpresentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.

2. CREAR UNA BASE DE DATOS
Antes de crear la base de datos, desde el Explorador de Windows crear en C:\ una carpeta cuyo nombre será su letra y número de libreta. Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se puede crear una base de datos en blanco y agregarle mástarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; éste es el método más flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma separada. El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es la forma más sencilla de empezar a crearuna base de datos. En ambos casos, después de haber creado su base de datos podrá modificarla y extenderla cuando lo desee. 2.1. CREAR UNA BASE DE DATOS SIN UTILIZAR UN ASISTENTE Al iniciar Microsoft Access aparece la ventana principal que presenta tres secciones (Figura 1):  Sector izquierdo se puede elegir una Categoría de plantilla o de Microsoft Office Online.  Sector centro se puede crearuna nueva base de datos en blanco, o seleccionar una plantilla.  Sector derecho se puede abrir base de datos reciente. Para crear una nueva base de datos realice las siguientes acciones sobre la ventana principal:  En el sector izquierdo en Categoría de plantillas, hacer clic sobre la opción Destacado.  En la sector centro en Nueva base de datos en blanco, hacer clic sobre el botón Base dedatos en blanco.

Informática 2012 - Access - © Cátedra Informática. Prohibido su uso y reproducción fuera de la Cátedra

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Figura 1

Destacado

Base de datos en blanco

Para ubicar un archivo de base de datos

Al hacer clic en el botón Base de datos en blanco, aparece en el sector derecho de la ventana principal, el cuadro de diálogo Base de datos en blanco (Figura 2), en el...