Access

Edmundo A. Cáceres

Curso de Access
2014

I. Access
Preliminares
El cambio de ubicación de comandos que ha significado la cinta de opciones con
respecto al menú de comandos, introducido desde la versión 2007, seguramente
producirá en el lector confusiones, si trabaja con versiones anteriores. Incluso si trabaja
con la versión 2007, puede que no coincidan las posibilidades con Access 2010. Sinembargo, suponemos que el lector cuenta por lo menos con la versión 2007. Pero, si
usa versiones previas, todavía este texto lo puede ayudar.
La base de datos usada en esta obra para los ejemplos, se llama Facturación.accdb.
Incluye las siguientes tablas y campos:
Tabla
Artículos

Campo
Art
NomArt
PreAct
Clientes
Cli
NomCli
Dom
Prov
Tel
Detalles
Fac
Art
Can
PreFac
Facturas
Fac
Fec
Cli
VenProvincias
Prov
NomProv
Vendedores Ven
NomVen

Título
Artículo
Descripción
Precio
Cliente
Nombre cliente
Domicilio
Provincia
Teléfono
Factura
Artículo
Cantidad
Precio
Factura
Fecha
Cliente
Vendedor
Provincia
Nombre provincia
Vendedor
Nombre vendedor

Descripción
Código de artículo
Nombre de artículo
Precio actual
Código de cliente
Nombre de cliente
Calle, número, etc.
Código de provincia

ClavePrincipal

Número de factura
Código de artículo
Cantidad
Precio facturado
Número de factura
Fecha de factura
Código de cliente
Código de vendedor
Código de provincia
Nombre de provincia
Código de vendedor
Nombre de vendedor

Externa
Externa

Principal

Principal
Externa
Externa
Principal
Principal

Nota. Las facturas se registran en dos tablas: los datos que aparecen una vez en una factura de papel(fecha, cliente, vendedor), en Facturas; los datos que se repiten (artículo, cantidad, precio), en Detalles.
El esquema anterior puede parecer extraño. Es el que usamos en la cátedra
Sistemas de Información I, y que se consigue en la página Web de la Facultad de
Ciencias Sociales, carreras de Contador Público y Licenciado en Administración. A
medida que el lector avance, irá familiarizándose con él.Las tablas de ejemplo están relacionadas, como muestra el siguiente gráfico.

1

Provincias
Prov
NomProv

Clientes
Cli
NomCli
Dom
Prov
Tel
Vendedores
Ven
NomVen

Facturas
Fac
Fec
Cli
Ven

Detalles
Fac
Art
Can
PreFac
Importe

Artículos
Art
NomArt
PreAct

Oportunamente veremos qué son las relaciones, sus tipos, formas de trazarlas, etc.
Por ahora basta con la intuición del lector.

Access
Access esun sistema gestor de bases de datos relacionales. Dentro de una base de
datos que crea el programador, los objetos más importantes y que primero se
introducen son tablas, porque contienen datos que se recopilan desde el entorno.
Luego, a partir de ellas, se pueden crear consultas, formularios e informes:consultas
para obtener ―mezclas‖ de datos, formularios para ayudar a introducir datos einformes
para imprimirlos. Las tablas se relacionan entre sí o con las consultas, para obtener
información dispersa, que se puede presentar en formularios o informes. El hecho de
que las relaciones controlan la integridad de los datos, ha dado origen a que
estasbases de datos se llamen relacionales.

Iniciar y cerrarAccess
La manera más cómoda de iniciar Access es colocar un acceso directo a él en elescritorio de Windows. Para hacerlo, pulse el botón Inicio, en la barra de tareas de
Windows. Se despliega un menú. Pulse la opción Todos los programas.Localicela
carpeta Microsoft Officey deleclic. Si pulsa Microsoft Access, lo ejecutará, pero, como
estos pasos son molestos, en vez de ejecutarlo déclic secundario sobre Microsoft
Accessy elija la opción Enviar a – Escritorio (crear accesodirecto). De ahora en
adelante, bastará con dar doble clic a éste acceso directo para ejecutarlo.
Para cerrar Access, puede pulsar el botón Cerrar, o pulsar la combinación Alt+F4, o
emitirArchivo –Salir.

Componentes de la ventana principal
Dado que estos componentes se pueden personalizar, la ventanano siempre tiene el
mismo aspecto.Esquemáticamente, los componentes originales son los siguientes.

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