Actas De Reuniones

ACTA DE REUNIONES


INTRODUCCION

Los tipos de organismos que se utilizan para convocar a las reuniones por escrito y con la antelación adecuada, mediante un documento, dirigido a todos los posibles asistentes, en el que figurará el orden del día de la reunión, este tipo de documento da una visión general de la estructura de la reunión, a partir de una lista de los asistentes, unarelación de las diversas cuestiones planteadas por las personas convocantes de la reunión (presidente, director) o por los participantes, y cada una de sus correspondientes respuestas. Los elementos que figuran en las actas son sobre todo las decisiones y acuerdos adoptados, como nombramientos, ceses, aprobación de estados contables, presupuestos o proyectos, modificación de estatutos, planes deactuación.

OBJETIVOS
Este trabajo presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de actas de reuniones para una organización, con el propósito de proyectar una buena imagen.
Tiene en cuenta los aspectos generales de las actas y presenta un orden para las partes, con base en el estilo y la presentación que demande los protocolos organizacionales.

CONTENIDO

1. CONCEPTO
Las actasexpresan lo tratado en una reunión o situación especifica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de la creación.
De acuerdo con la importancia o características especificas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso elacta debe elaborar en papel con membrete.
1.1 CLASES DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:
* Actas de comité,
* Actas de concejo municipal,
* Actas de concejo,
* Actas de junta directiva,
* Actas de asamblea,
* Actas de reuniones administrativas,
* Actas de levantamiento de cadáveres,
* Actas de baja de inventarios,
* Actas deeliminación de documentos,
* Actas de sociedades y
* Actas de entrega
1.2 PARTES DEL DOCUMENTO
1.2.1 TITULO
El titulo esta conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres del margen superior.
EJEMPLO: Reunión ordinaria concejo de administración.
1.2.2 DENOMINACION DEL DOCUMENTO Y NÚMERO
A una o dos interlineas libres se ubica lapalabra acta, en mayúscula sostenida, centrada de a continuación el numero consecutivo que le corresponde.
EJEMPLO: ACTA 001
NOTA: Se suprime el símbolo del numero (#) o la abreviatura (No.)
1.2.3 Encabezamiento
El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida. Los datos del encabezamiento vanalineados después de dos espacios siguientes a los puntos de la palabra asistentes, en mayúscula sostenidas.
1.2.3.1 Lugar de origen y fecha de la reunión
Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlineas libres de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunióny la fecha.
EJEMPLO: FECHA: Bogotá D.C., 15 de Mayo de 2009
NOTA: en caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma y antelación de la convocatoria.
1.2.3.2 Hora
Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dospuntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de la finalización de la reunión.
EJEMPLO: De las 09:00 horas a las 16:00 horas.
1.2.3.3 Lugar
Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.
EJEMPLO 1: INCOTEC, Sala Nevados
EJEMPLO 2: Hotel...