Actas

COLEGIO JORGE GAITÁN CORTÉS IED
DOCUMENTOS COMERCIALES - ACTAS
CURSO ONCE JORNADA TARDE

1. Norma Técnica Colombiana 3394 – Actas administrativas
Definiciones
Requisitos generales
Márgenes
Título
Numeración
Presentación
Redacción
Páginas subsiguientes
Requisitos específicos
Razón social
Título
Denominación del documento y número
Hora
Lugar
Asistentes
Invitados
AusentesOrden del dia
Desarrollo
Convocatoria
Firma, Nombre y cargo
Firmas responsables
Aspectos generales


2. Ejemplo

3. Actividades

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3394
OBJETIVO

Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas.

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

Acta: documento en el queconsta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión.

Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.

Convocatoria: acuerdo de fecha para lasiguiente reunión.

Denominación del documento: nombre que identifica el acta.

Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en la reunión.

Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Hora: registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.

Incapaz: persona que no tiene capacidad legal paraejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma.

Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

Naturaleza de la reunión: carácter de ordinaria o de extraordinaria.

Número: identificación consecutiva del documento.

Orden del día: relación de temas que se han de trataren una reunión.

Razón social: nombre que identifica una empresa.

Renglón: serie de palabras o carácteres escritos en sentido horizontal.

Título: denominación específica del nombre de la reunión.


CLASIFICACIÓN

Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.


REQUISITOS

REQUISITOS GENERALES

Márgenes

Superior entre 3cm y 4cm.

Inferior entre 2cm y 3cm.Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.

Lateral derecho entre 2cm y 3cm.

Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.

Título

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

Numeración

Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En lasactas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.

Presentación

Las actas se puede presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal efecto.

Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.

Redacción

Se redactan en tiempopasado.

Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.

El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Páginas subsiguientes

Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece lossiguientes requisitos:

Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.

El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se...