Actividad 1 Administración Documental

Actividad semana 1 Administración documental

Descripción actividad
1- Consulta en otras fuentes bibliográficas (internet, libros, documentos del área) y amplia el concepto de administración documental.

2- A partir de la consulta:
a. Establece lo objetivos que debe perseguir la administración documental
b. Elabora un ensayo máximo 2 paginas, sobre el papel del administradordocumental en la entidad donde laboras. En el espacio “documentos de apoyo” encontraras las pautas para la elaboración de un ensayo.

3- Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y has una breve descripción de cada una de ellas a partir del tema funciones de la administración documental.

4- Envía en un archivo Word las actividad 2 y 3 a tu facilitador@DESARROLLO
1- OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La administración documental debe ser tomada como una herramienta que nos ayude a utilizar la información correcta y en el momento oportuno. Además debe ser de vital importancia llevar a cabo las normas establecidas para su uso.
La Administración Documental nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a undocumento o grupo de documentos con el propósito de lograr eficiencia facilitando su utilización y conservación a lo largo de su ciclo de vida.
* El principal objetivo de la Administración Documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.
* Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo y la forma oportuna, si no se hace, perderá valor comoinstrumento a hora de la toma de decisiones.
* Utilizar un leguaje concreto y específico pues esto permitirá una rápida interpretación de la información.
* Relacionar los criterios técnicos, es decir, estos deben ser semejantes en las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, cifras o códigos que se van a utilizar.
* Proporcionar información específica y adecuada de los documentos quese requieren, esta debe ser distribuida en cantidad y calidad. 
* Garantizar en forma permanente la conservación de los documentos que se archivan.

* Realizar el control de los documentos.
  * Controlar y registrar   los documentos desde su elaboración, clasificación,       archivo,   hasta su eliminación.
*   Mantener organizados los archivos.
* Instituir procedimientos necesarios paratramitar documentos.
2- ENSAYO
INTRODUCCIÓN

La administración documental tiene muchas definiciones según lo consultado, pues representa el proceso que se lleva en una oficina o empresa, empezando por que lo queramos o no, el llevar un orden especifico para los documentos que manejamos en la oficina, nos da indicio del saber manejar la información que allí se expresa. ¿Como sabemos de que maneraorganizar la documentación de la oficina?, Pues según este concepto ´el saber controlar, mantener, eliminar, y recuperar la información de toda clase, es cumplir específicamente con el objetivo de administrar la documentación (fundamentos básicos de la administración documental SENA)De esta manera podemos decir que la mejor manera de manejar la información que se procesa en una empresa es tener encuenta estas acciones para una recopilación de la documentación, y poder acceder a ella cuando se necesite o se requiera, sin ningún imprevisto. Es así que esta actividad, como lo mencionamos antes encierra muchos procesos en los que por medio de los soportes que pueden ser físicos o electrónicos, en los que se descifran fuentes de información, según los servicios o tareas que genere la empresa,para que de esta manera organizada se de a conocer nuestro archivo o documentación de manera que cumplamos con los objetivos trazados por la compañía.
El papel del administrador documental   es muy importante en cualquier institución o empresa, ya sea oficial o privada, no importa la actividad o servicio que   preste, así mismo   es el encargado de poner orden en la documentación   de cualquier...