actividad 1 ra semana gestion documental

GUIA DE APRENDIZAJE N° 1

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

MARIA ANGELICA PERDOMO


SANDRA MILENA ZABALA VALERO
INSTRUCTOR SENA


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA VIRTUAL
2013







INTRODUCCION


Esta guía de aprendizaje está basada en la necesidad de indagar sobre la práctica que se lleva a cabo en el proceso de la descripción documental; siendo éste proceso fundamentaldentro de la gestión documental, porque permite dar cumplimiento a una de las finalidades de la archivística: dar acceso a la información requerida por diferentes usuarios, a través de la búsqueda y recuperación de los datos contenidos en los documentos de una forma eficiente y eficaz. Orientados por estándares nacionales e internacionales creados para su ejecución.

Actualmente la informacióncontenida en los archivos de las entidades públicas, se ha convertido en factor decisivo para el desarrollo de la organización. Siendo indispensable crear y ejecutar el proceso de gestión documental que permita a la organización que los documentos sean un soporte veraz en la evidencia de su actividad.

En la herramienta ofimática que usted prefiera, realice un trabajo escrito que contenga los siguienteselementos:

1. Portada.

2. Introducción.

3. Mapa mental, donde se indique cómo se clasifica la documentación para hacer los procesos de ordenación y descripción documental en las entidades públicas y privadas.

Conclusiones.












MAPA DE CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS PARA EL PROCESO DE ORDENACION





















Mediante la ley 594 del 2000 de la “ley general de archivos”,se estipuló la obligatoriedad de las entidades tanto públicas como privadas que a la vez cumplen funciones públicas, el elaborar programas de gestión documental y que tanto los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte de la información así mismo dentro la norma la gestión de documentos es enmarcada dentro del concepto de archivo totalcomprendiendo los procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, también se refiere a la obligación de la elaboración y adopción de tablas de retención documental, la tabla es un instrumento que identifica a cada identidad de acuerdo con sus funciones y procedimientos, así mismo los documentos que produce, recibe laentidad deben conservarse con sujeción al principio de eficiencia y racionalidad.
El estado toma la medida de esta estipular la obligatoriedad de estos programas de gestión documental en las instituciones debido a la carencia de tratamientos archivísticos que se vieron reflejados en los grandes números de fondos acumulados en el país de allí que la gestión se va a encaminar hacia las actividadesadministrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y la organización de la documentación desde su origen hasta su destino final para facilitar su utilización y conservación para tal propósito la ley 1409 del ejercicio profesional de archivista artículo 2 "campos de acción” establece que el ejercicio de la archivística comprende a) la aplicación de los principios universales deprocedencia y de orden natural en la organización tanto de archivos públicos como archivos privados, bajo el concepto de archivo total que a la vez comprende procesos como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y la disposición final de los documentos b) clasificación, descripción, selección, valoración, diagnóstico, conservación y custodia de los documentos y engeneral todas las actividades que propenden el desarrollo de la gestión documental. c) la planeación, diseño, coordinación, control, administración, evaluación y gerencia técnica de los procesos archivísticos en sus distintos soportes.
De allí que los procesos de la gestión documental en la entidad serán desarrollados por el archivista. Al momento de la elaboración de los programas de gestión...