ACTIVIDAD 3 - Identificación de la importancia de la organización de archivos

Presentado por:
LILIA MARGOT MONTEALEGRE MERA
DISPOSICION TECNICA DE LOS DOCUMENTOS
EN EL ARCHIVO DE GESTION
Actividad 3
Identificación de la importancia de la organización de archivos
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ENSAYO:
ARCHIVO Y SU IMPORTANCIA EN LA ORGANIZACIÓN
La organización de archivos debe contener un conocimiento integral del nivel de organización
documental, del estado físico de ladocumentación, de las condiciones físicas y ambientales del
lugar de depósito, de la historia de la documentación y de las entidades productoras. Su
idoneidad logra la eficiencia y modernizaciónadministrativa porque los documentos bien
administrados y custodiados son el fiel testimonio de la existencia de una entidad y un referente
clave a la hora de tomar decisiones. El archivo se maneja paradistinguir el lugar que tiene
como finalidad la recopilación de documentos, comúnmente producidos por las actividades
realizadas dentro de una organización.
La palabra archivo también se usa parareferirse al fondo documental en sí.
Como consecuencia de la creciente tecnología en nuestras vidas y en nuestros días; en los
últimos años se ha impuesto otra modalidad de archivo, el archivoinformático, que también es
un conjunto de información o documentos pero lo que cambia es el soporte de almacenamiento
que ya no será en un lugar físico visible, sino, uno que puede ser leído a través de unacomputadora, los más comunes son; los cd, los drives, usb.
LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN:
Conjunto de técnicas con finalidad de la agrupación documental para el buen funcionamiento de
la organizaciónde la entidad:
a) Punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa.
b) La organización documental está orientada a la clasificación, ordenación de los
documentos de laentidad.
c) La clasificación documental se identifica y establece las categorías o grupos de
documentos que refleja la estructura orgánico-funcional de la entidad.
d) Ordenación documental es la...