Actividades De Control

Actividades de control

Son políticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan las directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que acometen los riesgos de la organización.
Las actividades de control que se relacionan generalmente con la auditoría a los estados financieros son los siguientes:
* Evaluación del desempeño.
* Controles del procesamiento de lainformación.
* Controles físicos.
* División de obligaciones.

Evaluación del desempeño

Estos controles consisten en revisar el desempeño real comparado con los presupuestos, los pronósticos y el desempeño de periodos anteriores; en relacionar los conjuntos de datos entre si; en hacer evaluaciones globales del desempeño. Estas últimas ofrecen a los ejecutivos una indicación globalde si el personal en varios niveles está cumpliendo bien los objetivos de la organización. Los ejecutivos investigan las causas de un desempeño inesperado y luego realizan oportunamente los cambios de estrategias y de planes o introducen las medidas correctivas apropiadas.

Controles del procesamiento de información

Se efectúan diversas actividades de control para comprobar la veracidad,integridad y autorización de las transacciones. Las dos categorías generales de controles del procesamiento de información incluyen actividades generales de control, que se aplican a todos los procedimientos del procesamiento y las actividades de control de aplicaciones, que se usan solo en una actividad particular.

Un aspecto importante de los controles del procesamiento de información serefiere a la autorización legítima de todos los tipos de transacciones. La autorización puede ser general o especifica. La autorización general ocurre cuando la alta dirección establece criterios para aceptar ciertas clases de transacciones; la autorización específica ocurre cuando las transacciones se autorizan de modo individual. Otro control del procesamiento de información es un sistema deformularios y documentos bien diseñados.

Un control muy común consiste en utilizar números seriales en los documentos. Estos números permiten controlar la cantidad de los documentos emitidos. De este modo se controlan los cheques, los boletos, las facturas de ventas, las ordenes de compra, los certificados de acciones y muchos otros documentos e negocios.

Controles físicos

A este tipo decontrol pertenecen los que dan seguridad física respecto a los registros y otros activos. Una de las actividades con que se protegen los registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos prenumerados que no se emiten, lo mismo que sobre otros diarios y mayores, además de restringir el acceso a los programas de computación y a los archivos de datos.

Solo las personas autorizadasdeberán tener acceso a los activos valiosos de la compañía. El acceso físico directo puede controlarse mediante cajas de seguridad, cerraduras, cercas y guardias. Se debe evitar el acceso indirecto no autorizado a los activos, que generalmente se logra falsificando los registros financieros.

Se compararan periódicamente los registros contables y los activos físicos a la mano. La investigaciónde la causa de posibles discrepancias revelara una debilidad de los procedimientos con que se protegen los activos o en el mantenimiento de la contabilidad y los registros conexos. Sin esas comparaciones pueden pasar inadvertidos el desperdicio, la pérdida o robo de los activos relacionados.

División de obligaciones

Un concepto fundamental del control interno consiste en que ningúndepartamento ni individuo debe encargarse de todos los aspectos de una transacción de principio a fin. De modo análogo, ninguna persona debería realizar más de una de las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o custodiar los activos. Además, en la medida de lo posible, los que efectúan las transacciones han de estar separados de esas funciones. La finalidad es que ningún individuo tenga...