acuerdo 049

ACUERDO No. 049
(5 de mayo de 2000)
Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a
archivos”.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el
Decreto 1777 de 1990, yCONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la
Nación y en si literal b) preceptúa: “Fijar políticar y expedir los reglamentos necesarios para
organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la material adopta la Junta Directiva”.
Que el artículooctavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del
AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a)
dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional”.
Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales destinados para
sedes de arachivos.
ACUERDA:
ARTICULO 1º: Edificios de Archivo.Los edificios y locales destinados como sedes de
archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio
ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los
acervos documentales.
ARTICULO 2º : Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:
-Ubicación.
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Características de terreno sinriesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación y que ofrezca estabilidad.
Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por
atentados u objetivos bélicos.
Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento.

Aspectos Estructurales.
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Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de lasplacas y pisos
deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que
se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño
señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignifugos de
alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedadesignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para
la documentación.

Capacidad de almacenamiento.

Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
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La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material
documental.
El crecimiento documental deacuerdo con los parámetros archivísticos que
establezcan los procesos de retención y valoración documental.

Distribución.
-

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Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de
las dealmacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el
necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como
las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y
tratamiento de losdocumentos.

ARTICULO 3º: Areas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá
establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales,
considerando los siguientes aspectos:

Estantería:
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Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o
aristas que produzcan daños sobre los documentos.
Los estantes...