ADMINISTARCION DEL TIEMPO

Matriz del tiempo

Stephen Covey, es el autor del best seller “Los 7 Hábitos de la Gente altamente Efectiva” en el que describe un modelo de 4 Cuadrantes para administrar el tiempo.
El cuadrante 1 contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí se incluyen las tareas que van con tu propósito laboral y que requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto puede ser un reclamo urgente deun cliente importante debido a un problema crítico que podría implicar perder al cliente. Es importante y es urgente.
El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes pero no urgentes. Son tareas que van con tu propósito pero no requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto podría ser el mantenerse capacitado y actualizado, o planificar la estrategia de un equipo. No es una tarea urgentepero es importante que se haga.
El cuadrante 3 se refiere a aquellas tareas que si bien no son importantes son urgentes. En realidad son tareas urgentes para otras personas, pero no van con tu propósito. Muchas de estas tareas aparentan que están en el cuadrante 1 pero por el hecho de no ser importantes no lo están. Ejemplos son llamadas, pedidos, que pueden delegarse o eliminarse.
Finalmente en elcuadrante 4 se encuentran aquellas tareas que no son importantes ni urgentes pero que seguimos realizando por costumbre. Estas tareas implican un desperdicio del tiempo. Un ejemplo es cuando nos distraemos haciendo algo que no nos aporta nada ni a nosotros ni a los demás y por lo tanto resulta en una pérdida de tiempo


Ejemplos que integran planificador del tiempo

Planificación del tiempo.

Esel proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas en una duración de tiempo determinado.

Diagrama de Gantt.
Es un diagrama de barras, en él se muestran las fechas de comienzo y finalización de las actividades y las duraciones estimadas. La forma habitual de presentar el plan de ejecución de un proyecto, recogiendo en las filas la relación de actividades a realizar y en lascolumnas la escala de tiempos que estamos manejando, mientras la duración y situación en el tiempo de cada actividad se representa mediante una línea dibujada en el lugar correspondiente.

PDM (precedence diagramming method).

Se basa en la utilización de una red en la que figuran las actividades en los nodos y los arcos representan demoras de tiempo entre los puntos (comienzo o fin de nodo) queunen, a la vez que muestran las dependencias. Permiten reflejar distintas relaciones de precedencia entre tareas.

ADM (arrow diagramming method).

Está orientada a las actividades, y se aplica en la industria de la construcción, en la que de forma habitual el tiempo de cada actividad es muy controlable. Las actividades se representan con flechas que se conectan con nodos para mostrar lasdependencias.

Agenda.

Instrumento que se compone de una estructura donde se almacena información de actividades con su determinada duración de tiempo y día que se realizara la actividad.

PERT (program evaluation and review technique).

Con un diagrama PERT se obtiene un conocimiento preciso de la secuencia necesaria, se trata de un método muy orientado al plazo de ejecución, con poca
Consideraciónhacia al coste.
 

Cronograma de actividades.

Esquema básico donde se distribuye y organiza en forma de secuencia temporal el conjunto de actividades diseñadas a lo largo de un curso. La organización temporal se establece en torno a dos ejes: la duración y el tiempo que se dedicará al desarrollo de cada actividad.

El principio 90-10
Se refiere a que el 90 % del valor, se lo llevan el 10% de lascosas, o que el 90% del tiempo es para hacer el 10% de los asuntos, o el 10% de correos recibidos, da el 90% de información útil. Al dar prioridad a las actividades, esto quiere decir que ese 10% no se tiene control que lo que nos sucede. Conviene pensar en este principio para dar más valor a nuestro tiempo.
Ejemplo
1. Estás desayunando con tu familia. Tu hija tira una taza café y chispea tu camisa...