Administración De Empresas
Páginas: 8 (1791 palabras)
Publicado: 4 de agosto de 2012
ACUERDO No. 049
5. de mayo de 2000)
Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, yCONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en si literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la material adopta la Junta Directiva”.
Que elartículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional”.
Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales destinados para sedes de archivos.
ACUERDA:
ARTICULO 1º:Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
ARTICULO 2º : Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
-Ubicación.
Característicasde terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.
Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.
Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.
Aspectos Estructurales.
Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia delas placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignifugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedadesignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
Capacidad de almacenamiento.
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.
El crecimiento documental deacuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.
Distribución.
Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento tantopor razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.
ARTICULO3º: Areas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
Estantería:
13. Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
14. Los estantes deben estar construidos en...
5. de mayo de 2000)
Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, yCONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en si literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la material adopta la Junta Directiva”.
Que elartículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional”.
Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales destinados para sedes de archivos.
ACUERDA:
ARTICULO 1º:Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
ARTICULO 2º : Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
-Ubicación.
Característicasde terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.
Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.
Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.
Aspectos Estructurales.
Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia delas placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignifugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedadesignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
Capacidad de almacenamiento.
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.
El crecimiento documental deacuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.
Distribución.
Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento tantopor razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.
ARTICULO3º: Areas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
Estantería:
13. Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
14. Los estantes deben estar construidos en...
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