Administración del tiempo

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

ARTÍCULO APORTADO POR JACK FLEITMAN.
Jack es autor de 3 títulos sobre negocios con la editorial McgrawHill
Por: JACK FLEITMAN

La administración del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir.
 
Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos mas importantes y críticos de los ejecutivos.
 
Algunas de lascaracterísticas del tiempo son:  
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  
Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lomas valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo son:  
Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar parauna actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
También sucede que algunos ejecutivos no sabendecir “no” a las distracciones externas.
Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.
Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que lamemoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que manejan los ejecutivos.
No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.  
La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad degenerar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva
Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:  
Enumerar las metas diarias o los trabajos másimportantes a desempeñar ese día.
Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.
Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.
Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar.
Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:  
Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementosde 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el díasiguiente.
El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.
El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben...