Administracion De Archivos Electronicos

Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas. La gestión de documentos electrónicos: recomendaciones y buenas prácticas para las Universidades. Abril 2007.

GRUPO DE TRABAJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Abril 2007
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LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: RECOMENDACIONES Y BUENAS PRÁCTICASPARA LAS UNIVERSIDADES

1. Introducción 1.1. Contexto y objetivos 1.2. Papel de los archivos universitarios en el entorno digital 1.3. Situación actual 2. Recomendaciones generales 2.1. Organización 2.1.1. Definición de políticas y normativas 2.1.2. Formación 2.1.3. Propuesta de metodología 2.2. Aspectos archivísticos 2.2.1. Requisitos archivísticos 2.2.2. Identificación y valoración de series2.2.3. Captura y definición de metadatos 2.2.4. Conservación, migración a otros soportes y acceso a largo plazo 3. Recomendaciones específicas 3.1. Documentos ofimáticos 3.2. Bases de datos 3.3. Correo electrónico 3.4. Sitios web 4. Conclusión 5. Anexos 5.1. Anexo de legislación 5.2. Tabla comparativa de tipos de soportes y condiciones ambientales de conservación

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Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas. La gestión de documentos electrónicos: recomendaciones y buenas prácticas para las Universidades. Abril 2007.

1. INTRODUCCIÓN

1.1.

Contexto y objetivos

La implantación progresiva de la administración electrónica y la consiguiente generalización del uso exclusivo de lossoportes electrónicos en los documentos de archivo que generan las organizaciones, tiene importantes implicaciones en el ámbito de la gestión documental y archivística de las universidades. El establecimiento de buenas prácticas en la gestión de los documentos electrónicos (e-documentos) durante todo su ciclo de vida y la aplicación de requerimientos archivísticos en los sistemas universitarios deinformación y gestión, constituyen elementos clave para la administración universitaria, en la medida en que • • contribuyen a la calidad y eficacia de la gestión administrativa; garantizan el diseño, creación y conservación de los documentos con las propiedades requeridas por la legislación para proporcionar validez jurídica y valor probatorio;1 aseguran la conservación y acceso a la memoriahistórica de las universidades.

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Los objetivos de este documento son: • Recopilar y estructurar las principales aportaciones prácticas emanadas de otras organizaciones de ámbito nacional e internacional y de una revisión de la literatura profesional producida hasta la fecha al respecto. Clarificar el papel de los archivos universitarios en el contexto de la administración electrónica.Proporcionar una serie de recomendaciones que sirvan de referencia a las universidades españolas y a sus archivos para abordar la gestión de los documentos electrónicos con garantías de conservación y acceso futuros.

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1.2. Papel de los archivos universitarios en el entorno digital Ante el reto de la era digital, los archivos universitarios han de intervenir en las universidades para : -Desarrollar una visión estratégica referida a los e-documentos, integrada en los objetivos estratégicos de la universidad, orientada a mejorar la gestión de información para la toma de decisiones y la transparencia de los servicios electrónicos ofrecidos a los usuarios. - Integrar la estrategia de tratamiento de los e-documentos con la del tratamiento de los documentos en soporte papel, con los queconvivirán a medio plazo.

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LRJAP Y PAC Ley 30/92. Art.45.5 “Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas…, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación…”

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