Archivos electrónicos

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LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS

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MARGARITA MARIA DE VIVERO TOVIO NOVIEMBRE 07 DE 2010 SEMANA 8 FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

1. Qué es un documento electrónico de archivo? R/: Es el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de suactividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin degarantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

2. Que es un archivo electrónico? R/: Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservacióny custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

3. Consideras que todos los documentos electrónicos que se generan y se reciben en la unidades administrativas deben ser considerados documentos dearchivo? R/: No, pues se parte del ciclo de vida del documento y se aplica lo mismo que en los archivos tradicionales (papel), hay documentos que no tienen ninguna importancia, simplemente son informativos o de apoyo, un ejemplo, el diario oficial de nuestro país, no es necesario guardarlo ya que la imprenta nacional es la que lo ha originado y si necesitamos algún diario solo pedimos que nosenvíen una copia, o simplemente lo buscamos en internet y así obtenemos la información, pero ellos si deben conservarlo y considerarlo como un documento de archivo.

4. Crees que el cambio de formato papel a formato electrónico supone también un cambio en el proceso organizacional? R/: No, porque se seguirá ordenando teniendo en cuenta el principio de orden original y el principio de procedencia,también se cuenta con las unidades documentales y por su puesto una tabla de retención documental, para mi es más un cambio mental, ya que no es fácil que una persona encargada de la organización de un archivo tradicional, donde todo es una actividad física y de movimiento de un momento a otro se vea frente a un ordenador, haciendo lo mismo.

5. Que diferencias encuentras entre un archivoelectrónico, y un archivo físico? R/: La diferencia para mi primero radica en su forma ya que el primero es virtual y el segundo es físico, su fondo sigue siendo el mismo, pues tiene los mismos principios que un archivo físico; reunión de documentos, que se almacenan, se parte del ciclo de vida, se preserva, se custodia y son objeto de consulta. La diferencia más marcada es el espacio físico dealmacenamiento y el tiempo empleado en su organización.

6. Qué es una base de datos? R/: Una base de datos es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos generalmente está relacionado con el de red ya que se debe podercompartir esta información. De allí el término base. "Sistema de información" es el término general utilizado para la estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir datos que se han instalado. Proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar, en concordancia con los derechos de acceso que se les hayan otorgado. Se convierte más útil a...
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