Administracion de empresas

UNIDAD 10

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Una organización de eventos consiste en una serie de servicios globales que se le ofrecen a una persona o empresa que necesita realizar una reunión de carácter social o corporativo.

Un evento —además de ser una reunión— cumple la función de carta de presentación frente a posibles clientes, medios de comunicación y público en general. Suele ofrecerinformación insustituible que da cuenta de la identidad de un individuo, empresa o institución.

La forma que tomará un proyecto de organización de eventos dependerá del tipo de reunión de que se trate: las hay informales -como suelen ser los eventos sociales: bautizos, comuniones, cumpleaños, bodas y aniversarios- y formales. Entre estas últimas podemos ubicar las reuniones empresariales:inauguraciones, lanzamientos de nuevos productos, eventos promocionales, capacitaciones, exposiciones, fiestas corporativas, galas y celebraciones.

Cada tipo de evento tendrá características propias que lo distinguirán de todos los demás. De todas formas, en la organización de eventos existen ciertas constantes que estarán presentes en la planificación de proyectos de alto nivel. Las compañíasque se especializan en la organización de eventos cuentan con un equipo de expertos en distintos campos que trabajan de manera conjunta para lograr los mejores resultados. Esta diversificación de las tareas necesarias en una organización de eventos disminuye sensiblemente el tiempo total que demanda un proyecto de estas características.
Los eventos empresariales y los sociales (aunque estosúltimos en menor medida) constan de una serie de pasos en los que se debe observar un protocolo adecuado —especialmente si entre los asistentes se cuentan funcionarios gubernamentales. Cada una de las etapas del evento deberá ser planeada de manera cuidadosa y será registrada en un cronograma. Todo el personal empleado en la organización del evento tendrá que conocer y respetar dicho cronograma paragarantizar la efectividad del proyecto.

Por otra parte, vale destacar que el éxito de un evento no solo dependerá del desempeño de los especialistas y del personal a cargo de las distintas áreas que componen el proyecto integral, sino que también estará ligado a la adecuada elección del lugar y el momento adecuado para realizar la reunión. Según la fecha, hora y locación escogida para unevento social o empresarial, así será la respuesta del público que hayamos convocado. No existen criterios definitivos al respecto, pero un equipo de profesionales en organización de eventos siempre encontrará las mejores alternativas según las necesidades del contratante.

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias,fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales Pasos para la planificación de un evento
• Diseño y cotización
Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los anunciantes o participantes del evento y las expectativas que el productor del evento tiene con relación a larealización de la reunión.
• Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.
A grandes rasgos se trata de contratación de proveedores y coordinación entre todos ellos para la realización del acto final.
• Montaje
Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que seutilizaran en el lugar donde se realizará el evento.
• Ejecución
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.
• Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.
• Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de...