Administracion del tiempo

Administra tu tiempo


Dispones de 24 horas al día para desarrollar actividades en las diversas áreas que integran tu vida... ¿cuántas, en realidad, aprovechas?

La administración del tiempo es uno de los temas recurrentes en el mundo laboral. Un estudio sobre productividad, realizado por la Universidad de Tokio, demostró que el trabajador promedio pierde entre 25 y 35 por ciento de sutiempo productivo, pues retrasa la realización de tareas medulares por errores en sus sistemas de organización.
"Por ello, es relevante aprender métodos que nos permitan administrarnos correctamente en el tiempo: en nuestras actividades laborales, profesionales, sociales, físicas, fisiológicas, espirituales y familiares, lo que redundará positivamente en nuestra calidad de vida", dice Jorge Contreras,facilitador del curso Optimización del Tiempo que se imparte en First Consulting Group. Se sugiere dividir en dos grandes grupos las actividades que debe realizar diariamente una persona.

El primero se conforma de las actividades urgentes o inmediatas. El segundo se refiere a las acciones que nos llevan a cumplir nuestros objetivos de vida, es decir, las que agregan valor a nuestra calidad devida.
Diversos métodos
Stephen Covey, en su libro Primero lo primero (editorial Paidós), explica que existen cuatro cuadrantes en los que toda persona desarrolla sus actividades.
• 1º. Lo urgente e importante. Área que ocupan las crisis, los problemas apremiantes, las tareas que se vencen.
• 2º. No urgentes, pero importantes. Espacio para la prevención, la planificación, la recreación,para reconocer y aprovechar nuevas oportunidades.
• 3º. No importante, pero urgente. Es el campo de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no esenciales, pero necesarias.
• 4º. No urgente, no importante. Destinado a las trivialidades, la pérdida del tiempo.
Muchas de las personas que afirman que el tiempo no les rinde en lo absoluto están ubicadas en los cuadrantes uno y tres. Espeligroso cuando se hace de este desempeño un estilo de vida. Resulta desgastante y poco fructífero. A mediano plazo resulta insostenible.
Una persona que desee optimizar su tiempo, agrega el especialista, debe centrar su vida en el cuadrante dos, es decir, dedicar la mayor parte del tiempo a lo importante.
El tiempo es oro
De acuerdo con Grupo Lidex, Empresa consultora en la gestión deRecursos Humanos las siguientes acciones forman parte de un método para manejar el tiempo adecuadamente:
Planear. Haz una lista de objetivos a cumplir. Veinte minutos diarios de planeación pueden ayudarte a ahorrar una hora. Llevarlo a cabo diariamente te ahorrará cinco horas a la semana, lo que significa 250 horas al año, más de dos semanas extra de tiempo para alcanzar tus objetivos.
Jerarquizar.Decide qué actividades son las más importantes que deben encabezar la lista de actividades diarias. Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas que desempeñan, en su mayoría, son prioridad C, es decir, se pueden delegar (las A son las metas urgentesmientras que las B, de mediano valor).
Seguimiento. Haz las cosas de acuerdo con lo planeado y verifica los pasos de cada objetivo.
Según los especialistas, las ventajas de un óptimo manejo del tiempo son significativas:
• Los empleados realizan más tareas en su horario.
• Los departamentos y equipos cumplen las fechas de los proyectos con mayor facilidad.
• La empresa atiende másclientes sin aumentar el personal, los equipos o el espacio de oficina.
• Los gerentes destinan más tiempo a la búsqueda de oportunidades y menos a luchar con el papeleo o a atender reuniones improductivas.
El calendario marca el próximo inicio de 2004. Empieza ya a administrar uno de los más preciados recursos con los que puedes contar: tu tiempo.
Procura el equilibrio
¿Ha oído hablar del...