ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega.
Orden de Compra - Información
Los fundamentos de la orden de compra son básicamente sencillos. Una orden de compra es, por lo general, un documento numerado expedido por un comprador a unvendedor. Los detalles de la compra se enumeran específicamente en cuanto al tema, la cantidad, precio, fecha de entrega esperada, el precio por unidad. La compañía tiene la autoridad de hacer órdenes de compra. Este documento puede ser usado por cualquiera de las partes (comprador o vendedor), para cubrir en el caso de una controversia. Por eso es importante que toda la información pertinentese incluya en el PO (orden de compra en inglés: ‘Purchaise Order’).
Hay muchos tipos de órdenes de compra, que están en uso en las empresas modernas. Estos incluyen el PO enviados por fax, enviado por correo electrónico, por correo postal o llamando por teléfono al vendedor. Todas estas son vinculantes para el comprador y representan una buena opción para el vendedor. Abarcan detalles tales comouna orden en blanco, para cubrirse en el tiempo, o una compra individual. Un PO puede estar como una orden para ser enviada en la fecha que necesita llegar. Cualquier detalle especial, se precisa en la PO.
El número asociado a la PO es exclusivo de la orden. Este número puede ser de ayuda cuando se trata de averiguar qué ha ocurrido al perder una orden. Este número de PO, y los detalles de envío,se pueden poner fácilmente. Esta indicación facilita conocer el envío, cuándo se envían y cómo. La mayoría de las empresas que compra y vende a proveedores distantes utilizan este sistema para mantener ordenado los registros de las compras.

Órdenes de Compra (PO) ¿Por qué se utilizan?
El registro y el control de inventario es una gran preocupación para todas las empresas que tienen un granvolumen de compra y venta de mercancías. Sin buenos registros, una empresa puede caer muy rápidamente en un desorden de papel, que tiene poco sentido. Las PO ayudan a mantener este problema bajo control y los niveles de inventario en estados eficientes. Hacer el seguimiento de las órdenes de pérdida o retraso puede ser difícil de conciliar sin la información adecuada. Ordenes de compra son útilesen este campo y muchos otros.

Este tipo de compra de control se presta a errores en el mantenimiento. El uso del PO puede prevenir mil emisiones reproducidas cuando sólo quería 100. El mantenimiento de los niveles de inventario puede mantenerse con el uso de la PO. ¿Es de extrañar que las empresas utilicen esta forma para adquirir el control? Este método de compra es un ahorro de tiempo,reduce los errores y es muy eficiente. OP puede utilizarse como prueba documental cuando existe una controversia en cuanto a un problema con una compra. El detalle del PO mostrará las intenciones del comprador perfectamente claras en una buena orden de compra por escrito. Un PO por sí solo puede resolver muchas controversias, ya que precede a todos los demás en el caso de la cadena que emitió la orden.Una orden entregada con un error sería muy fácil de confirmar, cuando fue el resultado de una orden de compra. La facilidad que la orden de compra puede generar es una de las razones de su popularidad. También pueden ser completadas en un tiempo tranquilo, y no en medio de un tiempo caótico. Por lo tanto, habrá menos errores y ganancia de eficiencia.
Hay verdaderos beneficios financieros en lautilización de un PO. Estos factores hacen que los PO sean aceptados en el mundo de los negocios. La mayoría de las empresas tienen estrictas directrices sobre la realización de un PO y sobre quién puede hacerlo dentro de la empresa.
El receptor de una orden de compra también podría haber establecido normas acerca de confiar en el PO y las entregas basadas en los mismos. Es sabio que ambas...