Administración De Proyectos

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS II

Fases de un Proyecto.
Planeación

Etapa 1. Iniciación.
• Corroborar las expectativas generales de los usuarios, gerentes y de cualquier otro interesado, para establecer los resultados esperados y el alcance del proyecto.
• Definir la organización del proyecto y seleccionar el equipo de trabajo.
• Realizar un informe de diagnóstico que permita establecer lasdiferentes opciones de solución a ser evaluadas.
• Elegir la alternativa de solución a ser desarrollada.
4.3. Etapa 2. Planeación.
• Revisar los objetivos y alcances del proyecto en función de un adecuado balance entre resultado, tiempo y recursos.
• Listar las tareas y actividades que se deben ejecutar para lograr los alcances definidos del proyecto.
• Secuenciar u ordenar las actividadesen función de las dependencias técnicas entre ellas y de los recursos disponibles.
• Elaborar el calendario de requerimientos de recursos en el tiempo, para lograr los alcances deseados.
• Obtener la aprobación para el plan de trabajo.
• Mantener los planes de trabajo balanceados durante todo el desarrollo del proyecto, en función de las variaciones que se produzcan en los alcances, tiempos yrecursos.
4.4. Etapa 3. Ejecución.
• Asignar, controlar, supervisar y liderar el desarrollo de las actividades planeadas.
• Efectuar reuniones de trabajo entre los integrantes del equipo de trabajo y el líder del proyecto.
Comunicación constante entre los diferentes participantes en el proyecto
y hacia la Unidad Ejecutora; comunicación que debe ser promovida por el líder del proyecto.
•Gestionar la solución de los problemas que puedan surgir durante la ejecución y asegurar la consecución de recursos (dinero, gente, equipo), para llevar a cabo el proyecto.
4.5. Etapa 4. Control.
• Monitorear las desviaciones del plan y determinar sus posibles causas.
• Efectuar las acciones correctivas para lograr la ejecución del plan.
• Evaluar los requerimientos de cambios solicitados por lospatrocinadores y los miembros del grupo; determinando el impacto en los alcances, en el tiempo o en los recursos.
• Detectar variaciones en los alcances, en la asignación de recursos o en el tiempo en que se deseen lograr los resultados.
• Retornar a la Etapa de planeación para hacer ajustes a las metas del proyecto y obtener aprobación de los patrocinadores, si fuese necesario.
4.6. Etapa 5.Conclusión.
• Documentar las lecciones aprendidas durante su ejecución.
• Informar sobre la terminación y los alcances logrados.
• Consolidar toda la documentación generada.
• Elaborar el informe final de proyecto.
• Liberar los recursos asignados.
• Entregar el informe final al Patrocinador.

Iniciación (Etapa 1)
En esta etapa se corroboran los alcances globales del proyecto y lasexpectativas generales de los diferentes interesados. Además se define la organización del proyecto estableciendo las funciones y responsabilidades de cada uno de los involucrados, así como el perfil deseable de los integrantes del equipo de trabajo.

Una vez establecido formalmente quienes asumen las funciones de Patrocinador(es) de Proyecto, Líder de Proyecto y Líder Técnico de Proyecto; estosinicialmente proceden a realizar un diagnóstico de la situación con el fin de establecer estrategias de solución, para que el patrocinador del proyecto determine la forma en que se desarrollará.
Organización para el proyecto
Es necesario que las personas a cargo del proyecto tengan una estructura organizativa que garantice un formalismo operacional, que permita lograr los fines propuestos.
Estaestructura podría variar en función de la magnitud y complejidad de los proyectos
y puede ser matricial.
La organización del proyecto requiere la interacción de personas de las diferentes áreas, según la siguiente definición de estructuras:
• Unidad Ejecutora
• Grupo de Apoyo
• Equipo de Trabajo
• Equipo de apoyo técnico
Cada uno de los participantes tiene asignadas tareas y responsabilidades...