Administración Del Tiempo

¿Qué es la administración del tiempo?
La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.
Manejar su tiempo le obligará a ser explícito en cuanto al valor que le da a su vida personal y profesional, y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le ayudaráa mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales está sometido, facilitándole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.
Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo. Pero la mayoría de quienes conocen el tema coinciden en ciertas estrategias básicas para controlar el tiempo:
* Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días omejor aún, una semana, lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.
* Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine quequiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.
* Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, planificadores, etc.
*Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:
* Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.
* Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo
* Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados,reuniones improvisadas, etc.
Así como también existen estrategias, hay algunos enfoques que nos ayudaran a planear de una mejor manera nuestro tiempo:
1. El enfoque “organícese” (orden): Este enfoque sostiene que la mayor parte de los problemas concernientes a la administración del tiempo se deben al caos: a la falta de orden en nuestra vida. En la mayor parte del caos, la solución que se proponeson los sistemas: sistema de archivo, sistema de bandeja de entrada-bandeja de salida, sistema de recordatorios, sistema de base de datos. Generalmente el rasgo central de estos sistemas es la organización en tres ámbitos:
a. Organización de las cosas
b. Organización de las tareas
c. Organización de las personas
Ventajas: La organización ahorra tiempo y permite alcanzar unamayor eficiencia, se economiza esfuerzo.
Desventajas: A veces se dedica mucho tiempo a organizar, tiempo que podría ser utilizado para producir. Un exceso en la organización ya no es ventaja sino una desventaja; si incurrimos en tal exceso podemos llegar a preocuparnos por minucias, a ser sobreestruccturados, inflexibles y mecánicos.
2. El enfoque del guerrero (supervivencia y producciónindependiente): el objetivo principal de este enfoque es preservar el tiempo de que se dispone para concentrarse y producir; lo que se propone es defenderse, preservar su tiempo para poder concentrarse en una acción independiente y positiva. Este enfoque incluye técnicas poderosas como:
d. Aislamiento
e. Alejamiento
f. Delegación
Ventajas: implica que cada cual debe asumir laresponsabilidad en lo que se refiere el aprovechamiento de su tiempo.
Desventajas: El supuesto básico de este enfoque es que los demás son el enemigo. Es un paradigma de supervivencia: aíslese, aléjese, interponga.
3. El enfoque de la meta (logro): Básicamente, este enfoque puede formularse así: “Asegúrese de lo que quiere y concentre sus esfuerzos en lograrlo”. Incluye técnicas como: la...