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Muchas de las cosas de las que hablo en este blog no son nada nuevo. Tanto la productividad personal como GTD están impregnados de conceptos e ideas que tienen ya mucho años. Una de ellas es elmétodo 5S, una técnica de gestión japonesa para mejorar la organización y la productividad de los empleados en los puestos de trabajo.
Ideada por la empresa Toyota en los años 1960, el método ha demostradoser muy efectivo en muchísimas empresas alrededor de todo el mundo. El nombre viene de la primera letra de las cinco etapas necesarias para ponerlo en práctica, cada una enfocada a la consecución deuna serie de objetivos. Aunque 5S está pensado para ser aplicado en las empresas, su aplicación a título personal es, sin duda, un excelente complemento para mejorar nuestra productividad personal.5S propone ejecutar cada etapa en orden, pero en realidad de lo que se trata es de desarrollar una serie de hábitos de trabajo. Dichos hábitos deben ser puestos en práctica permanentemente como un todointegrado, de forma automática. Seguir el orden propuesto por 5S quizá ayude a desarrollarlos, pero no debemos perder de vista que todos deben funcionar simultáneamente.
Seiri (Clasificacion)También conocida como separar innecesarios, durante esta fase se hace una reducción del número de objetos que utilizamos para trabajar, de manera que solo tengamos a mano aquellos que se usamosfrecuentemente. Es necesario agrupar cada objeto físico según su frecuencia de uso, más lejos cuanto menos se use, hasta el punto de tener que deshacernos –vender, regalar o tirar– todo aquello que no hemosutilizado en más de un año.
Esta primera etapa consiste en aplicar un poco de minimalismo a nuestro entorno. La falta de clasificación y un lugar de trabajo atestado de objetos innecesarios es la recetaideal para la distracción permanente. El “seiri” nos ayudará a crear un ambiente agradable, relajante, que nos invite a trabajar enfocados en lo que tenemos entre manos –incluso en el escritorio...