administrativo


INFORME Nº -2013-MTPE/4/11.01


A : ING. JOSE MONTALVA DE FALLA
Jefe de la Oficina General de Administración – MTPE


DE : ABOG. JUAN RICARDO PAREJA POCCORI
Jefe (e) de la Unidad de Cobranza Coactiva - MTPE

ASUNTO : Análisis de la recaudación y activo generado en el período 01/01/12 al 31/07/13
H.R:

FECHA : 18 de setiembre de 2013


Tengo el agrado dedirigirme a Usted, para informar lo siguiente:

ANTECEDENTES.-
ESTADO SITUACIONAL DE LA UNIDAD DE COBRANZA COACTIVA AL 31-12-11
Con fecha 30 de enero de 2013 el suscrito asume el cargo de Ejecutor Coactivo de la Entidad encontrando la siguiente situación:
Respecto a los expedientes coactivos
Luego de realizado el diagnostico se determinó que existían en trámite 17,116 expedientes coactivosgenerados entre los años 1997 – 2011, los cuales se encontraban en la siguiente situación:
1. Expedientes que no habían iniciado su cobranza coactiva a pesar de haber transcurrido más de 5 años: 2,158
2. Expedientes que no habían iniciado su cobranza coactiva pero aún estaba vigente el plazo de 5 años: 1,800
3. Expedientes que no tenían acciones de cobranza por más de 36 meses: 7,950
4. Expedientesque solo tenían una medida cautelar ejecutada: 5,208

Respecto de los recursos humanos.-
1.- La Unidad de Cobranza Coactiva hasta el 31 de diciembre de 2011 contaba con 21 personas, de las cuales 10 abogados eran contratados por servicios de terceros, contratos que no fueron renovados, por lo que al 01/01/13, solo se contaba con la mitad del personal.
2.- Existía un clima laboral inadecuado,donde no se podía trabajar en equipo. Las numerosas quejas del personal de la UCC contra la ex Ejecutora Coactiva, eran motivo de represalia de dicha funcionaria contra los trabajadores.

Respecto al proceso de labores.-
1.- El proceso de la Unidad tenía duplicidad de funciones, donde se perdía la mano de obra del personal.
2.- Inadecuada distribución de la carga de trabajo.
3.- No seaprovechaba adecuadamente el Sistema Informático.
3.- No existía una estrategia de cobranza definida, tampoco se realizaba una priorización para ejecutar las acciones de cobro más importantes.

Consecuencias
1.- No se podía obtener un monto de recaudación en promedio mayor a los S/. 500,000.00 (Quinientos mil y 0/100 Nuevos Soles).
2.- No se inició la cobranza coactiva de 2,158 expedientes coactivos,ocasionando su potencial pérdida de ejecutoriedad y prescripción.
3.- No se dispuso trabar medidas sobre bienes muebles o inmuebles de propiedad de los obligados inscritos en el Registro Público, permitiendo que los transfieran para evadir el pago de las multas.
4.- El pasivo de expedientes se incrementaba exponencialmente cada año.

Acciones realizadas.-
1.- Elaboración del Plan de Trabajodonde se fijaron objetivos y metas
2.- Inicio del procedimiento de ejecución coactiva de todos los expedientes coactivos pendientes de notificación de Resolución de Ejecución Coactiva (3,958).
3.- Reestructuración del proceso de labores, evitando duplicidad de funciones.
4.- Convocatoria de abogados especialistas en cobranza coactiva.
5.- La carga de trabajo se distribuyó de acuerdo a laespecialidad de cada trabajador.
6.- Se fomentó el trabajo en equipo y un clima laboral adecuado.
7. Se inició el saneamiento de la cartera incobrable.
8.- Se realizaron 30 modificaciones en el Sistema de Multas y Cobranza Coactiva, quedando pendiente de ejecución 11 programadas para el ejercicio 2013.

Objetivos planteados para el ejercicio 2012
El Plan de trabajo elaborado tiene como objetivosy metas
1.- Aumentar la recaudación mensual, fijando como mínimo S/. 1,000.000.00 (un millón de soles).
2.- Determinar los expedientes incobrables para castigo contable.
3.- Iniciar todos los procedimientos de ejecución coactiva, evitando la pérdida de ejecutoriedad.
4.- Reducir en 30% el pasivo de expedientes en trámite.

Resultados
1.- Se cumplió con incrementar la recaudación mensual...