Agrupacion Documental

DESARROLLO

La organización de los documentos en las oficinas es crucial para la organización del ARCHIVO y determina las posibilidades de recuperación de estos en todas las fases del ciclo de vidade los documentos.
Los documentos sueltos no forman archivos, por lo que son necesarios AGRUPARLOS de acuerdo con unos criterios preestablecidos y los procedimientos archivísticos.
AGRUPACIONDOCUMENTAL: Es una agrupación orgánica de documentos generados por una institución, o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de las actividadesdesarrolladas.
Están formadas por una gran variedad de Tipologías Documentales. (Documentos, escritos, fotografías, planos, mapas, grabaciones sonoras y audiovisuales). Sobre diferentes Soportes(Papel, medios ópticos, magnéticos…etc.).
En la Agrupación Documental se da el Proceso Archivístico de: Clasificar, Ordenar y Describir los Documentos de una Entidad.
Teniendo en cuenta los Documentosy con ello la información que contienen, siguiendo sus procedimientos administrativos. Esta permite establecer las Agrupaciones Documentales en torno a las cuales se reúne la documentación produciday conservada en las instituciones. Igualmente facilita la codificación de las series y subseries documentales producidas en los archivos en desarrollo de funciones especificas asignadas a cadadependencia.
Con el fin de facilitar que cada entidad establezca sus sistema de Clasificación Documental,
Teniendo en cuenta las estructuras orgánicas y las funciones de las dependencia señalar las basespara elaborara los cuadros de Clasificación de acuerdo con la jerarquía de las dependencias productoras de documentos.


OBJETIVO DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES.
El adjetivo esencial de losarchivos es disponer de la documentación organizada para que la información institucional o generada sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la...