algunos archivos

Aspectos de la gestión documental
La gestión documental puede abarcar muchos grados de complejidad, dependiendo de la cantidad de documentación que haya, y el grado de eficiencia con el que se quiera gestionar. No obstante, existen unos aspectos básicos, o unos criterios que hay que tener en cuenta para gestionar documentos, y cuando se implanta un sistema de gestión documental.
CriteriosLocalización Dónde se almacenarán los documentos. Cómo se accederá a ellos
Clasificación Cómo se organizarán. Qué métodos se usarán para guardarlos de manera que luego sean fácilmente recuperables. Los sistemas de gestión documental se sirven de bases de datos.
Recuperación Cómo se encuentran los documentos. Existencia de algún tipo de buscador. Relacionado con la clasificación
Seguridad Políticasde seguridad que definan cómo proteger los documentos de personal no autorizado, y los distintos niveles de autorización
Recuperación de desastres Políticas de protección contra desastres, y recuperación de la información en caso de que estos sucedan.
Custodia Qué documentos conservar y durante cuánto tiempo. Qué documentos se pueden eliminar.
Distribución Cómo se distribuyen los documentospara quienes los necesitan. Qué sistema de distribución se elige
Workflow Flujo entre las diferentes personas de la organización. Establecimiento de reglas para que este flujo sea ágil, seguro y cumpla las normas de seguridad de los documentos.
Creación Cómo se crean documentos en un entorno colaborativo, controlando las versiones y niveles de autorización
Autenticación Validación de laautenticidad de los documentos.

Los sistemas informáticos de gestión documental suelen contemplar estos aspectos.
[editar]Componentes de la gestión documental
De cara a dar respuesta a los criterios mencionados anteriormente, los sistemas informáticos de gestión documental suelen integrar una serie de elementos comunes a todos ellos.
[editar]Metadatos
Al margen de la información contenida en eldocumento, conviene almacenar información del propio documento: fecha de creación, autor, tamaño, propiedades, compañía, materia que trata… Actualmente prácticamente cualquier aplicación informática que genere documentos es capaz de almacenar todos estos metadatos.
[editar]Integración
Integración de todo tipo de documentos en la misma aplicación de gestión de forma que un usuario pueda crearlo,abrirlo, editarlo, guardar nueva versión, todo sin salir de la aplicación.
[editar]Captura
Posibilidad de obtener y digitalizar documentos como imágenes, o textos que se tienen en papel u otros formatos, escaneándolos. Esto incluye funcionalidad OCR, (reconocimiento de texto), que al escanear texto lo traslada a documento de texto, en vez de documento de imagen. Una vez digitalizados es posibleintegrarlos en el sistema de gestión informático.
[editar]Indexación
Consiste en poner identificadores únicos a los documentos de forma que sean más sencillos de localizar. Además de esto, cuando el volumen de documentos es grande conviene utilizar otras técnicas como categorización y agrupaciones de índices para que se puedan hacer búsquedas en árbol y no sea necesario recorrer todos los elementosen una búsqueda.
[editar]Almacenamiento
Almacenamiento de los documentos electrónicos, en una base de datos. Contemplará funcionalidad para definir cuánto tiempo se mantienen, cómo hacer migraciones a otro sistema de almacenamiento, sistema de copias de seguridad, para recuperar en caso de fallo del primer sistema.
[editar]Recuperación
Herramientas para recuperar un determinado archivoalmacenado. No siempre se conocerá el identificador único del archivo, por lo que la aplicación debería proporcionar la posibilidad de encontrarlo por título, u otros metadatos como tamaño, autor, etc, pudiendo hacer búsquedas más eficientes.
[editar]Distribución
La aplicación deberá proporcionar un canal de distribución de los archivos, en caso de que estos deban ser distribuídos.
[editar]Seguridad...