Análisis Carga Laboral

ANÁLISIS DE CARGA DE TRABAJO

Encargado: Sr. Gustavo Yabar
Cargo: Jefe de Comercio Exterior, Compras e Inventarios

1.- Funciones Principales

1.1 - Organizar y ejecutar el programa de abastecimiento integral de productos de acuerdo a la rotación de stocks (cada tres meses)

Análisis:

Las compras de importación se separan en dos tipos: Compras programadas (95%) en 4 lotes con laConfraternidad libres de cotizaciones y gestión (solo seguimiento) y Pedido directos (5%) por pedidos especiales (gestión completa).

Compras programadas
Esta tarea se realiza según la información propia de trabajador en 4 lotes al año. Cada tres meses evalúan la demanda y analizan los movimientos de los inventarios. Dicho análisis trimestral demanda aproximadamente 1 semana paraposteriormente ser enviado a La Confraternidad.

Luego de una semana, La Confraternidad envía la confirmación de la gestión de la compra donde el empleador procederá con los proveedores correspondientes el seguimiento respectivo: tiempo de producción, fechas de despacho, revisión de documentos de aduanas, coordinación de fechas de arribo de mercadería y coordinación de pagos con finanzas (tiempo deimportación cuatro meses aproximadamente).

Compras Directas:
Este tipo de compras se efectúan en caso exista una ruptura en los stock por motivos de sobre ventas o por pedidos especiales realizados por el área de Programas. Este tipo de compras se efectúan desde un inicio realizando todas las coordinaciones necesarias hasta a llegada de la mercadería (comunicación con proveedores importados,cotizaciones, cuadros comparativos, seguimientos de la producción y cumplimiento de lo ofrecido, coordinación con agentes de aduanas estado de las cargas, control de documentos de importación y fechas de arribo.

Según datos brindados por el área de sistemas Sr. Guillermo Arakaki Arakaki ,se han registrado desde el mes de setiembre del 2011 a la fecha:
* 57 documentos de compras (Almacénprincipal) – 347 ítems
* 27 documentos de compras (Sala de Ventas) – 117 ítems

Promedio mensual:
* 14 documentos (86 ítems) – Almacén principal
* 7 documentos (30 ítems) – Sala de ventas

OSB: No debe exceder de la emisión de un documento de compras por día.

1.2- Responsable de todas las operaciones concernientes al inventario. (1 vez por año)

Análisis:
La operación primordiales el Inventario General y se efectúa una vez por año, esta operación se realiza con apoyo del Jefe de Almacén y el equipo de almaceneros con una demanda de tiempo de una semana aproximadamente analizando 2300 ítems.

OSB: Esta operación debería ser responsabilidad del Jefe de Almacén.

1.3- Actualizar y dar mantenimiento al catalogo general de inventario (diaria)

Análisis:
La revisión delas existencias debe ser diaria y cuantas veces sea necesaria como herramienta principal para controlar los stocks por sistema.

1.4- Creación de códigos y proveedores en caso no estén registrado en el sistema (eventual)

Análisis:
Estas operaciones se realizan cuando son desarrollos y proveedores nuevos. Esta creación se realiza por sistema tomando un tiempo racional de 3 a 5 minutos porcódigo y demanda el mismo tiempo para la creación de proveedores nuevos.

Por histórico de la Institución, se realizan de 10 a 12 creaciones nuevas al año, lo que esta tarea se realiza como máximo dos veces por mes.

1.5- Realizar los ajustes de inventario previo análisis e identificación de de ajuste. (eventual)

OSB: Esta operación debería ser responsabilidad del Jefe de Almacén.

1.6-Realizar el proceso de devolución de mercadería (eventual)

1.7- Proceso completo de gestión de compras nacionales (eventual)

Análisis:
Las compras nacionales no exceden del 5% del total de las compras lo que lo hace una tarea eventual. Esta tarea consiste en realizar coordinaciones con las áreas correspondientes e iniciar el proceso de análisis (3 ó 4 cotizaciones) y la respectiva...