Analisis y diseño de Sistemas de Informacion

Proyecto “Papelería”

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Aspectos generales
Propósito del documento
El propósito de este documento es describir detalladamente cada una de las
etapas del proyecto, los diversos aspectos y requerimientos que el cliente esta
solicitando, tomando en cuenta la gran cantidad de información que se maneja
actualmente en la empresa.

Panorama general de la empresa
Actualmente laempresa “Papelería Mary” se encuentra organizada a través
de lazos puramente familiares como ha sido desde su creación hace
aproximadamente 10 años, ha mantenido el giro comercial que le ha permitido
crecer hasta permitirle expandirse a través de la construcción,
acondicionamiento y equipamiento básico de dos sucursales siendo estas parte
de las metas a cumplir a corto plazo.

A mediano plazo, laempresa tiene intenciones de poder adquirir
equipamiento adicional para incluir servicios de fotocopiado en sus sucursales.

A largo plazo, se tiene planeado preparar la apertura de una tercera sucursal y
la posible renovación de la matriz, para mejorar la calidad del servicio a los
clientes. En cuanto al personal, se tiene pensado contemplar a largo plazo la
ampliación de la platillalaboral.

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Con una estructura básica jerárquica aplicada a todas las sucursales:
a) Gerente general, b) gerente sucursal, c) encargado de mostrador, d) encargado de
almacén
A continuación se presenta el organigrama de la empresa:

1.Organigrama

Identificación del problema
El problema principal es la falta de controles que indiquen la cantidad de
productodisponible y la cantidad del producto que hay que pedir, las
responsabilidades en las tareas que se van a asignar, además de la falta de
comunicación entre los encargados de las sucursales al momento de enviar los
informes de los productos, para poder realizar los pedidos a tiempo.

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Funciones principales del proyecto
Entre las funciones principales delproyecto se encuentran:
a) Mantener una constante comunicación con el cliente, b) identificar y analizar las
problemáticas que presenta, c) establecer posibles soluciones acordes a los problemas
detectados, d) implementación de las soluciones.
Alcance
Al finalizar este proyecto los problemas de comunicación entre las sucursales
deben haber disminuido considerablemente, beneficiando así losprocesos que se
comparten, a su vez la automatización de estas debe agilizar las labores de los
encargados tanto en su administración como en su metodología, cambios que se
reflejaran en mejoras de la empresa.

Limitantes técnicas y administrativas
Falta de conocimiento de los procesos de la empresa.

Factibilidad
1. Técnica: El trabajo para el proyecto que se está proponiendo, si puede serrealizado con el equipo, la tecnología y la infraestructura con que se cuenta
actualmente en la empresa.

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2. Operacional: El personal está dispuesto a explicar y aclarar sobre los
subprocesos que intervienen en el proceso de inventario de la empresa, desde
la recepción, almacenamiento, salida y los costeos de los productos.
3. Económica: Según losresultados obtenidos al realizar el análisis de costobeneficio se llego a la conclusión de que si es aceptada la propuesta del
proyecto, la inversión a realizar seria recuperada en un termino de mediano
plazo, debido a que existen recortes en los gastos operativos de un 65%
permitiendo destinar esos recursos para infraestructura, equipos y mantener
un margen de ganancia sustancial.
4. BeneficiosIntangibles: Los beneficios intangibles que nos proporcionaría el
uso del sistema son relacionados con el comportamiento de los empleados en
su área de trabajo, ya que les permitiría tener una carga más liviana de
trabajo, simplificando los procesos, haciéndolos más sencillos y amenos para
ellos. Entre otros beneficios se encuentra la disminución de los errores y del
tiempo para realizar las...