Apuntes Expresion Documentos Ejecutivos

UNIDAD III: REDACCIÓN DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TÉCNICOS
El profesional actual, cualquiera que sea su especialidad, está falto de una orientación relativa en lo que es una parte importante de su trabajo diario: escribir documentos diversos como cartas, circulares, memorándums, informes, etc. Por lo que a continuación se presentan y describen todos aquellos documentos que pudieran servir o serutilizados por cualquier profesional en su campo laboral.
Para facilitar la tarea, los dividiremos en dos grandes bloques: los documentos ejecutivos y los documentos técnicos. Los primeros son de uso cotidiano en cualquier organización y los segundos son propios de la especialidad..
DOCUMENTOS EJECUTIVOS
1.- LA CARTA
Es un documento que sirve para transmitir mensajes a través del servicio postal.Es una especie de conversación escrita a distancia.
La carta debe escribirse aplicando las características de claridad, precisión, concisión y sencillez.
Clasificación de las cartas:
1) Cartas privadas: incluyen las cartas personales o familiares y van dirigidas a los amigos o familiares.
2) Cartas comerciales: su contenido está relacionado con los negocios: compras, ventas, pedidos, cotizaciones,cobros, remisiones, etc.
3) Cartas oficiales o formales: tratan asuntos de las dependencias oficiales: oficinas gubernamentales, universidades, escuelas, etc.
Elementos de una carta privada:
a) Lugar y fecha donde se remite.
b) Vocativo seguido de dos puntos.
c) Texto o cuerpo de la carta, en él se expone el asunto a tratar.
d) Despedida, es la frase con que se termina la carta y varía de acuerdocon las relaciones que unen al remitente con el destinatario.

b) Carta comercial
Sirven para notificar envíos, acusar recibos de lo que sea, comunicar un hecho, presentar reclamaciones, hacer solicitudes, conceder o negar algo que se nos ha pedido, agradecer una atención y tantos otros requisitos obligados en un negocio.
Elementos de una carta comercial:
a) Membrete: contiene el nombre de laempresa o institución, dirección y teléfono. Los datos fundamentales son razón social, domicilio y dirección, lema y logotipo.
b) Lugar y fecha: el nombre del mes siempre se escribe con minúsculas.
c) Referencia o asunto: facilita el manejo de los archivos y agiliza la administración.
d) Destinatario: contiene el nombre del destinatario, su domicilio y destino. Así como el cargo que ocupa en laempresa. El trato puede ser natural (señor, señora, señorita); o académico (Doctor, Licenciado, Ingeniero, Capitán, Mayor, etc.)
e) Vocativo: es el saludo. Los términos más usuales son estimado, apreciado, respetado y distinguido.
f) Texto o cuerpo de la carta: el número ideal de párrafos es tres, el primero para introducir el tema; el segundo para desarrollarlo y el tercero para concluirlo.
g)Despedida: los términos más usados son atentamente, cordialmente, sinceramente, afectuosamente, etc.
h) Antefirma: aparece inmediatamente después de la despedida, se anota la razón social o nombre de la empresa.
i) Firma y rúbrica: la rúbrica se escribe sobre la anotación del nombre del remitente seguido del cargo que ocupa.
Carta poder
Es un documento mediante el cual se otorga poder a una persona pararealizar diversas actividades en nombre de otra; en ella intervienen las personas siguientes: la que otorga el poder, la que lo acepta y los testigos.
Cada uno de ellos debe firmar para ratificar lo indicado en el documento, y algunas veces también lleva la dirección.
Elementos de la carta poder:
a) Título: “Carta-Poder”.
b) Lugar y fecha donde se remite.
c) Destinatario.
d) P R E S E N T E
e)Texto o cuerpo de la carta, en él se expone el poder que se otorga con todas sus características, derechos y restricciones.
f) Nombre y firma de quien otorga el poder, de quien lo acepta y de dos testigos.
Recomendaciones para escribir cartas:
Claridad, propiedad y orden. Es decir, que sea entendible, uso de palabras adecuadas y lógica en la construcción y consecución de las ideas.
Brevedad. El...