Archivo digital
Páginas: 4 (941 palabras)
Publicado: 7 de mayo de 2013
Organización de archivos
Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionalespara revelar su contenido: dichas acciones están encaminadas a clasificar, ordenar y describirlos documentos que conforman un archivo.
Organización del depósito de archivo central
Una vezcumplidas las transferencias, se debe proceder a organizar el depósito de archivo central. La estantería deberá estar dispuesta físicamente de acuerdo con los parámetros establecidos. Desde el punto devista organizacional, la estantería debe estar distribuida de acuerdo con la clasificación de las secciones y subsecciones correspondientes a la estructura orgánica de la entidad, de tal manera que cadadependencia cuente con el espacio suficiente en los estantes del depósito. Como constantemente se estarán recibiendo transferencias documentales, la actividad de organización del depósito debe sercomplementada con la elaboración del inventario documental, pues en este documento se controla la ubicación exacta de cada una de las unidades documentales transferidas.
Inventarios
Son un tipo decontrol que se debe establecer en el depósito de archivos para conocer la cantidad de documentos que se conservan en él. Se debe hacer frecuentemente (de manera programada o sorpresiva), cotejando lainformación contenida en el documento soporte del inventario con lo que se encuentra físicamente en los anaqueles. Se debe trabajar coordinadamente con las signaturas dadas en las transferencias y elordenamiento previamente establecido. En el momento de efectuar el control de inventarios es necesario observar la disposición y estado de conservación de los documentos. Así es posible efectuar unpre diagnóstico de sus condiciones con el fin de tomar las medidas pertinentes.
Clasificación, ordenación y descripción
La razón de ser de los archivos es la de servir como verdaderos centros de...
Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionalespara revelar su contenido: dichas acciones están encaminadas a clasificar, ordenar y describirlos documentos que conforman un archivo.
Organización del depósito de archivo central
Una vezcumplidas las transferencias, se debe proceder a organizar el depósito de archivo central. La estantería deberá estar dispuesta físicamente de acuerdo con los parámetros establecidos. Desde el punto devista organizacional, la estantería debe estar distribuida de acuerdo con la clasificación de las secciones y subsecciones correspondientes a la estructura orgánica de la entidad, de tal manera que cadadependencia cuente con el espacio suficiente en los estantes del depósito. Como constantemente se estarán recibiendo transferencias documentales, la actividad de organización del depósito debe sercomplementada con la elaboración del inventario documental, pues en este documento se controla la ubicación exacta de cada una de las unidades documentales transferidas.
Inventarios
Son un tipo decontrol que se debe establecer en el depósito de archivos para conocer la cantidad de documentos que se conservan en él. Se debe hacer frecuentemente (de manera programada o sorpresiva), cotejando lainformación contenida en el documento soporte del inventario con lo que se encuentra físicamente en los anaqueles. Se debe trabajar coordinadamente con las signaturas dadas en las transferencias y elordenamiento previamente establecido. En el momento de efectuar el control de inventarios es necesario observar la disposición y estado de conservación de los documentos. Así es posible efectuar unpre diagnóstico de sus condiciones con el fin de tomar las medidas pertinentes.
Clasificación, ordenación y descripción
La razón de ser de los archivos es la de servir como verdaderos centros de...
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