Archivo Vertical

Concepto de archivo vertical
Se puede definir como una selección de material informativo sobre temas relevantes, de actualidad, difíciles de conseguir o de interés transitorio. Estos materiales pueden ser folletos, recortes de periódicos o revistas, panfletos o volantes, ponencias, resúmenes, láminas, fotografías, tarjetas postales, sobretiros*, boletines, fotocopias de materiales muysolicitados, o incluso, si se trata de libros deteriorados pero que aún son muy consultados, se puede obtener una fotocopia de la sección o capítulo que se requiere para integrarla como un documento más de la colección del archivo vertical.
Organización del archivo
La organización del Archivo Vertical debe ser práctica, de manera que permita el acceso rápido a una información específica y que ofrezca laposibilidad de ubicar otros materiales relacionados con el tema de búsqueda.

Materiales que componen un archivo

Materiales y equipos de oficina
• Archivadores de cuatro gavetas
• Carpetas colgantes
• Carpetas de fibra o, , carpetas manila tamaño oficio
• Ganchos para carpetas
• Hoja blancas
• Pegamento, tijeras, etiquetas, indicadores, bolígrafos
Materiales bibliográficos yno bibliográficos
• Prensa nacional y regional
• Hojas sueltas (folletos, trípticos, desplegables, etc.)
• Partes o capítulos de libros dañados
• Fotocopias de documentos
• Fotos, láminas, etc.
• Cualquier otro tipo de documento, que no ocupe mucho espacio en el archivo y que sea de interés para el usuario.
Organización de los artículos
Se tomar en cuenta lo siguiente:
1) Revisión,selección, Clasificación e identificación de la información: Los artículos seleccionados se agrupan bajo la materia, anotar

2) Análisis del artículo y asignación del tema
• No confiar únicamente en el título del artículo. Muchas veces no refleja fielmente el contenido.
• Revisar el contenido para verificar su validez.
• Representar el contenido del artículo mediante una palabra o fraseclave que indique su tema específico

3) Encabezamientos: Pueden ser simples o compuestos.
- El encabezamiento simple expresa el tema en una sola palabra, generalmente un sustantivo.
- Encabezamiento compuesto expresa el tema en dos ó más palabras.

4) Uso de las referencias: ofrece las siguientes ventajas:
Acceso rápido
Relación entre materias afines
Mayor aprovechamiento de lainformación
Acceso a otros materiales
Utilización de encabezamientos adecuados a las necesidades del usuario
Remisión al usuario de un encabezamiento general a uno especifico.

5) Pegado y doblado del artículo: usar poco pegamento, mantener márgenes, no usar grapas, si es extenso doblar lo menos posible

Ordenamiento de los artículos en las carpetas

• Numeración de páginas, en ordenascendente (de abajo hacia arriba)
• Elaborar la tabla de contenido con los títulos de los artículos
• La tabla de contenido se elabora preferiblemente en una hoja blanca, la cual se pega sobre de la carpeta. Esta hoja se puede sustituir al haber modificaciones en el contenido de la carpeta: descarte o inclusión de artículos.
• Al llegar a 26 artículos es necesario abrir una segunda carpeta conel mismo tema y se indica “Continúa en la carpeta No. 2” . esta nota se escribirá en la primera carpeta

Utilidad del archivo vertical
Objetivos del Archivo Verticla
Recopilación y organización de documentos que por su naturaleza serán integrados al Archivo.
Incrementar las consultas hechas por los usuarios de la institución investigadores, personal docente, alumnos, personal de apoyo yadministrativos, usuarios externos así como interesados en el tema.
Realizar una base de datos utilizando los recursos disponibles en la institución que sirva para la rápida consulta y recuperación de la información.
Preservar y conservar este tipo de documentos.
Las fichas
Las fichas se utilizan para registrar y resumir los datos extraídos de fuentes bibliográficas (como libros, revistas y...