Archivo y la importancia

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  • Publicado : 16 de octubre de 2010
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ARCHIVO Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACION

Concepto de archivo:

Lugar donde se guardan documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos sólo oficial sinotambién semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
También se le da este nombre al servicioespecializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

Descripción y ordenación de documentos.
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupany relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:
.- Pororden cronológico, alfabético y numérico
.- Por grupos de documentos
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parteposterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente.
En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar losdocumentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán porcriterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.

Ahora bien no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La elección debe hacerse teniendo en cuenta la mejory más rápida localización de los documentos para una información más inmediata. La ordenación cronológica suele ser la de uso más frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos deordenación. Es obvia la elección del sistema alfabético onomástico para las "Relaciones de méritos y 'servicios", para los expedientes personales; 'o la elección del sistema alfabético-geográfico si...
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