Archivonomia

GENERALIDADES
El historiador
H.G. Wells
habla en alguno de sus textos del
“archivo de las rocas”
constituido por la impresión que elementosorgánicos dejaron en las propias rocas en la formación de latierra. Esto quiere decir que el archivo es más viejo que lahumanidad ya que data de las eras geológicas del planeta. Estaaseveración nos lleva a considerar la enorme importancia quetiene laserie de constancias de hechos transcurridos en miles demillones años atrás.El trabajo de las oficinas en las instituciones modernas ha sidodesignado con frecuencia con el nombre de “
sistema nervioso”
, yaque es una parte vital e integral de la misma. El servicio queofrece el archivo es dar información; en un moderno conceptodebe considerarse como el”
registro de la información”
. Lamayoría delas actividades están precedidas, acompañadas yseguidas de un “papel”; se relacionan con la recopilación,registro y transmisión de datos.La oficina elabora una multitud de documentos que habrán de sermanejados ordenadamente, en los archivos con la finalidad deproporcionar la información.Sus fallas provocan desorden en los negocios; entorpecen lamarcha institucional pues al no conceder la debidaimportancia aeste genero de trabajo, la falta de preparación personalrespectivo, imposibilita la correcta y eficiente resolución delos asuntos.La documentación de los archivos, en su aspecto informativo,tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora ysupervisora.
TERMINOLOGIA
Archivonomìa
. Se encarga de la administración de los archivosque comprende la planeación, la organización, laintegración, laejecución y el control de los mismos.
Planeación
. Son las metas o finalidades; los planes y normasgenerales.
Organización
. Representa los programas de trabajo y losprocedimientos de ejecución y coordinación sistemática y metódicade los elementos del archivo para satisfacer sus fineseficazmente.
Integración
. Pone en armonía a los elementos materiales yhumanos.
Ejecución
.Es la aplicación de los sistemas y de los métodos dearchivo guiado por normas generales o particulares que amplíansus capacidades para clasificar, ordena, conservar y manejar losdocumentos.
Archivo
. Es conjunto de documentos debidamente ordenados para sufácil consulta. Lugar o paraje en que se conservan con separacióny seguridad papeles o documentos.
Archivar
. Es la acción de guardarordenadamente los documentosde acuerdo con los procedimientos que señalan sistemas y métodos.
Archivista
. Persona que tiene a su cargo un archivo técnicamentecapacitado para intervenir en ese trabajo.
Archivero.
Mueble sexional destinado a contener los documentos,facilitando su manejo y conservación.

INTEGRACION DE LOS ARCHIVOS
Los principales elementos que integran los archivos son:
local
,mobiliario
y
equipo
,
documentación y personal
.El mobiliario y equipo los más importantes son tres:
•
El archivero
•
El tarjetero
•
El estanteEl archivero: es un mueble sexional metálico de una a seisgavetas o cajones los hay en colores verde olivo, caoba ogris los más usados son de 4 o 5 gavetas, debe adaptarse alas necesidades requeridas por el manejo de la documentación.Elarchivero tiene al frente de cada gaveta en el ángulosuperior izquierdo un portamarbete destinado a la inscripciónde su contenido.

EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS
Técnico en la materia de Archivonomìa debe dominar loreferente a clasificación, formación de expedientes,conservación y control de los documentos esto debecompletarse con el conocimiento en cultura general,especialmente en: aritmética,geografía. Historia, una lenguaextranjera y su propio idioma.
LA DOCUMENTACIÓN
Es el elemento mas importante de la integración de losarchivos, la documentación dentro de las oficinas se originapor una parte en la correspondencia y por otra, en unamultitud de documentos con esas dos fuentes se van integrandodía a día los expedientes. La documentación tiene una granvariedad de nombres y características,...