Archivonomía

Archivonomía

Definiciones
1. Archivonomía. Se relaciona con la administración de los archivos, en el proceso continuo de proyectarlos, organizarlos y controlarlos.

2. Archivo. Las acepciones más comunes de esta palabra son:


a) Conjunto de documentos debidamente clasificados y registrados para su fácil consulta.

b) Mueble para conservar con seguridad los documentos.


c)Oficina o local en donde se realizan labores relacionadas con la clasificación, registro, guarda y conservación de los documentos.

3. Archivar. Es el acto de clasificar, registrar, guardar y conservar ordenadamente los archivos.

4. Archivero. De acuerdo con el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, archivero es la persona que se encarga de las labores del archivo. Sin embargo, envario países de habla hispana, archivero es el mueble seccional donde se conservan algunos archivos, por tal razón, debemos aceptar las dos acepciones.






5. Archivista. Término generalizado en algunos países de habla hispana para distinguir a la persona que lleva a cabo labores de archivo, o quien, como técnico del mismo, se responsabiliza de dichas labores.
6. Documentos. Son losescritos que sirven para comprobar un hecho de carácter personal, social, de negocios, oficial, etc.


7. Documentación. Conjunto de documentos, generalmente relacionados entre sí, lo cuales se emplean en la tramitación de los asuntos.


8. Clasificar. Hacer grupos iguales o semejantes de materia, de artículos, de documentos, etc. El proceso de clasificar se realiza por diferentes métodos, ypuede considerarse que es una de las labores más importantes en el archivo.


9. Registrar. Anotar en hojas o en tarjetas los datos que se precisa conversar para facilitar la consulta en los archivos.


10. Expediente. Conjunto de documentos que se refieren a un mimo asunto y se guardan cronológicamente dentro de una carpeta.




El archivo es un todo formado por cuatro elementosprincipales, cuya función específica tiene como objeticos proporcionar la información requerida. Sus elementos básicos son:
1. Local
2. Mobiliario y equipo
3. Documentación
4. Personal
Analicemos por separado cada uno de estos elementos, de los cuales la documentación tiene primordial importancia:
1. Local. El local destinado a oficina de archivo debe tener una capacidad de acuerdo con elvolumen de la documentación que va a contener, tanto la que reciba en un principio, como a futuro por el crecimiento normal de la empresa o dependencia. Debe contar con buena orientación, ventilación adecuada y suficiente luz natural o artificial, o ambas, según el tipo de mobiliario que se utilice. Además, se debe proteger al archivo de los peligros que ofrecen sus principales enemigos: el fuego, lahumedad, el polvo y a veces la luz, cuando los rayos solares afecten directamente su contenido.

2. Mobiliario y equipo. Su importancia radica en dos objetivos:
-Proteger los documentos de sus principales enemigos y conservarlos.
-Facilitar el manejo de la documentación.
Entre los diversos tipos de muebles, consideramos principalmente a los siguientes:
a) Muebles seccionales verticales oarchiveros.
b) Cajas o secciones de transferencia.
c) Cajas clasificadoras de tarjetas o tarjeteros.
d) Estantes.
e) Muebles para registros de sistema horizontal visible (Kárdex)
f) Muebles y accesorios diversos.





Integración de los archivos


Características de los muebles:
a) Muebles seccionales verticales o archiveros.
-Se componen de 2, 3 o 4 gavetas o secciones.
-Seprefieren los de metal, para que cumplan eficazmente la función de proteger y conservar los documentos.
-Se utilizan para conservar la documentación que está en trámite.
b) Cajas o secciones de transferencia
-Se utilizan para conservar los expedientes de asuntos terminados o definitivos.
-Pueden ser de cartón o metálicas; estas últimas tienen ventajas sobre las primeras, ya que por su mayor...