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LOS ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN
ARCHIVOS

Según la definición de la ley francesa de archivos dice que archivos son un conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material producido o recibido por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad.
Otra definición de la Ley de Patrimonio Histórico Españoldice que el archivo es el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de su actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Otras definiciones fundamentales de archivo son:
Archivo es el conjunto de documentos sean cualessean su fecha, su forma y su soporte material producido
o recibido por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y son considerados o bien por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades o bien transmitidos a la institución de archivo competente en razón de su valor archivístico, es decir, valor secundario.Archivo es la institución responsable de la acogida, tramitación, inventariado, conservación y servicio delos documentos.
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Archivo es el edificio o parte de él donde los documentos son conservados y servidos.
Las características o elementos comunes del concepto de archivo son:

¿Qué compone el archivo?. Son los documentos.
¿Quién genera los archivos?. Cualquier persona u organismo puedecrear un archivo.
¿Cómo se forma?. Mediante el ejercicio de la actividad propia de la entidad que lo ha creado.
¿Para qué se producen los documentos?. Bien para cubrir necesidades de gestión administrativa o necesidad de información, investigación, difusión cultural etc.
¿Para qué se archivan los documentos?. No es suficiente que sean documentos producidos por cualquierentidad en el desarrollode su actividad para obtener información, sino que además deben ser conservadosde forma organizada.
Los documentos deben estar organizados y su información debe de ser recuperable, esdecir, han de ser un conjunto organizado.

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS.
Las funciones de los archivos son tres:
Recoger la documentación producida por una institución.
Conservar la documentación, utilizandolas técnicas que garanticen su organización, su instalación y su preservación.
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Difusión de la documentación, creando los mecanismos necesarios para que sea recuperable la información.

TAREAS ENCOMENDADAS AL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS.

La organización y puesta en servicio de la documentación administrativa,
Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no sonde uso corriente por parte de la oficina.
Aplicar los principios y técnicas de valoración y de selección de los documentos que posean un valorsecundario.
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en la distintas etapas de los archivos.
Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información.
Instalar adecuadamente los documentos mediante locales yequipamiento que garantice su conservación de forma integra.
Asegurar que estas y otras funciones que mantienen los archivos están recogidas en un reglamento.Todas estas tareas se pueden resumir en lograr la utilización efectiva del archivo como un recurso básico deinformación que está al servicio de la Administración que generalmente es la entidad generadora del archivopara facilitarle todosaquellos documentos que le sean necesarios para su gestión normal. También los archivos están al servicio de los ciudadanos, sobre todo los archivos públicos, bien para ofrecerle informaciónsobre si mismo o bien para dar información sobre la gestión de algún órgano administrativo. Esto va a seralguna garantía de la transparencia administrativa imprescindible en cualquier Estado de Derecho....