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Temas de Biblioteconomía

Concepto y función de archivo
Clases de archivos
El Sistema Archivístico
Español

Autor: César Martín Gavilán

Fecha: 07/03/09

Concepto y función de archivo
Definición
Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo”
tiene tres acepciones:
1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su
soporte material,producidos o recibidos por toda persona física o moral, y
por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su
actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para
sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos
competente en razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida,
conservación y servicio de losdocumentos.

tratamiento,

inventariado,

3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y
servidos.
Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto a:
• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o
recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• La institución o servicio responsable de la custodia ytratamiento
archivístico del fondo.
• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
Entre las definiciones más completas del término “archivo”, según la archivera
sevillana Antonia Heredia Herrera (Archivística general : teoría y práctica, 1989)
se encuentra la siguiente:
Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en unproceso natural por una persona
o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la
persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de
fuentes de historia.
Como síntesis de varias definiciones de otros tratadistas, para Antonia Herrera
el “archivo” sería

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Eldepósito donde se guardan organizada y ordenadamente los testimonios
escritos, gráficos o audiovisuales, producidos por cualquier institución
pública o privada, conservados con el doble fin de garantizar los derechos de
los administrados o de servir de fuentes para la investigación.
Los conceptos anteriormente señalados abarcan de una u otra forma dos
importantes aspectos para una correctadefinición de Archivo:
• la cualidad del orden, referida a la organización y la ordenación como
partes esenciales del archivo y
• la doble finalidad atribuida al fondo documental, en cuanto a salvaguardar
los derechos de la institución que los crea en función de facilitar su gestión,
actuando por un lado como memoria y por otro como fuente de elaboración
histórica, en unos límites de difícilfijación por su movilidad.
Teniendo en cuenta estos aspectos, la función archivística ha experimentado
una evolución en los últimos siglos:
• Desde un oficio eminentemente práctico a una profesión de fuerte
componente multidisciplnar
• Desde una visión unívoca asociada al ámbito histórico-cultural a una
visión bidimensional, transversal, amplia e integradora en la que se combina
la funciónhistórica con la jurídico-administrativa.
La transición de la archivística ha sido un proceso lento y complicado. Ha
pasado de unos postulados que le conferían el monopolio del cuidado de los
tesoros documentales o de los instrumentos jurídicos, de forma alternativa y
excluyente, a la asunción de su rol fundamental en las políticas de gestión de la
información en la administración pública y en lasempresas. A partir de la
década de los años 80, la creciente sensibilización de la Administración por
todo aquello que fuera encaminado a conseguir materializar los principios de
eficiencia y eficacia ha conseguido que haya una cambio de mentalidad,
cambio que se refleja en la imposición lenta y gradual de una visión integradora
de la archivística.
Origen y funciones de los archivos
La...