Asistencia Administrativa

EVENTOS EMPRESARIALES

Los eventos son una oportunidad excelente para aumentar la visibilidad del Emprendimiento en la comunidad, recaudar fondos, festejar aciertos y divertirse. Sin embargo, el Equipo del Emprendimiento debe asegurarse que el objetivo del evento sea lo suficientemente importante para ameritar el tiempo y los gastos necesarios para organizarlo, publicitarlo y dirigirlo en formaadecuada. A continuación se enumeran algunos puntos para tener en cuenta al planificar un evento:

Decidir si el evento vale la pena. Los eventos pueden representar mucho trabajo y ser muy costosos. Si el objetivo del mismo es recaudar fondos, es necesario preguntarse: ¿El evento representará un gasto económico mayor que los fondos que recaudará?

Establecer objetivos. Analicen losobjetivos del evento: ¿A quién está dirigido? ¿Cuál es el objetivo del mismo? ¿Por qué el Emprendimiento está llevando a cabo este evento? ¿Quienes participarán? Las respuestas a estas preguntas determinarán la importancia del evento y el gasto que el equipo puede hacer.
Hacer un presupuesto del evento. Es importante confeccionar un presupuesto del evento, así el equipo tiene una idea de cuanto dinerose gastará en cada una de las partes del mismo. El presupuesto debe ser específico. Debe incluir oportunidades de recaudación de fondos (patrocinio, venta de entradas, donaciones y ventas en concesión) y gastos (impresiones, permisos, oradores y comidas). La página de consejos prácticos de Avancemos “Modelo de Presupuesto de un Evento” ofrece una planilla útil para administrar las finanzas en laplanificación del evento.
Llevar registros. Crear una carpeta para el evento, llenarla con información acerca de estrategias, contactos, ítems del presupuesto, evaluaciones, recortes de prensa, e información pertinente adicional. De esta manera, cuando el Equipo del Emprendimiento comience a planificar un evento similar en el futuro, no será necesario reinventar la rueda.

COMITES DE ORGANIZACIÓNDE EVENTOS

Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.
• El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de unavotación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión.
• El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.
• El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización departes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de publicidad y el comité de dirección de voluntarios.
• El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Eventohaya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.
• Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para elsubcomité en el año siguiente.

EVALUACION DEL EVENTO
La evaluación es el proceso de verificación del Emprendimiento. A través de la evaluación, el Equipo puede celebrar sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ser más exitosos cada año. A continuación encontrarán una serie de puntos para considerar cuando se...