Asistente administrativo

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Naturaleza del puesto

Ejecución de labores complejas de apoyo logístico y administrativo propias de la dependencia para la cual labora.

Actividades generales

1. Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado.

2. Participar en laelaboración, justificación y análisis del presupuesto de su dependencia.

3. Llevar el control del presupuesto asignado a su dependencia, dar seguimiento a su ejecución y al cumplimiento de metas del Plan Anual Operativo.

4. Realizar los trámites necesarios para gestionar la adquisición de activos, repuestos y equipo menor que se requieren en la dependencia para la cual labora, llevar elcontrol de los movimientos del inventario asignado al personal y velar por el buen estado y mantenimiento del mismo.

5. Confeccionar y llevar el control de los pedidos de artículos, órdenes de pago, órdenes de trabajo, vales de comida, planillas, tarjetas de control de tiempo para el personal, horas extras, y otros aspectos relacionados con el recurso humano, carnet para contratistas, pases deingreso y salida de los vehículos y materiales, viáticos, mantenimiento de vehículos, confección de solicitud de trámites, requisiciones, órdenes de compra, control de cupones de combustible, entre otros.

6. Administrar y controlar los diversos contratos de servicios públicos o privados que se tienen en su dependencia, tales como: consultoría, servicios de capacitación, mantenimiento yreparación de vehículos, alquileres de equipos (central telefónica, fax, fotocopiadora y otros), limpieza, ascensores, entre otros.

7. Planificar, coordinar y controlar los servicios de transporte que requieren los funcionarios de la dependencia para la cual labora y coordinar las contrataciones de vehículos o medios de transporte particulares cuando éstos se requieran.

8. Llevar un registropermanente y actualizado de todos los vehículos y maquinaria asignada a la dependencia para la cual labora, programar y llevar el control del mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos, gestionar las reparaciones necesarias, realizar los pedidos de repuestos y presentar los respectivos informes a las diferentes dependencias.

9. Coordinar con el Departamento de Administración de ServiciosGenerales la obtención de los documentos necesarios para la circulación de los vehículos y los seguros correspondientes.

10. Custodiar los cupones de combustible asignados para los vehículos de la dependencia para la cual labora, llevar un control del uso de los mismos, efectuar la liquidación mensual verificando el consumo de combustibles registrado en las tarjetas contra las facturaspresentadas (cupones y litros utilizados) y elaborar el informe mensual del consumo y kilometraje para el Departamento de Contabilidad.

11. Revisar diariamente las medidas de los tanques de consumo interno de gasolina y diesel para incluir la información en el sistema y confeccionar un informe mensual al respecto.

12. Confeccionar y enviar al Instituto Nacional de Seguros las órdenes para atención,así como las denuncias por accidentes de trabajo e incapacidades a la Caja Costarricense del Seguro Social y darles el seguimiento respectivo.

13. Reportar los accidentes de tránsito al Instituto Nacional de Seguros, llenar los respectivos formularios, coordinar la asignación de un abogado al caso y gestionar el cobro de las infracciones de tránsito.

14. Brindar apoyo administrativo en lacoordinación de seminarios y congresos a nivel nacional e internacional.

15. Efectuar trámites administrativos de la dependencia para la cual labora ante otras dependencias de la empresa, instituciones públicas y privadas.

16. Velar por la correcta y oportuna tramitación de los asuntos de orden administrativo que son sometidos a consideración de su superior inmediato.

17. Organizar y...